Sygefravær Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Medarbejdere, og erstat eksempelrækkerne med dine egne medarbejderdata. Brug et entydigt medarbejder-ID som M001, M002 og M003.
2. Kontrollér navn, afdeling og ansættelsesdato. Indtast månedslønnen, og gennemgå at datoer står som DD-MM-ÅÅÅÅ.
3. Registrér sygefravær løbende i fanen Sygefravær. Brug én ensartet metode for alle medarbejdere, så dagene kan sammenlignes.
4. Gå til Oversigt efter hver lønperiode eller måned. Brug tallene til at se, hvor fraværet ligger, og om en afdeling skiller sig ud.
5. Læs fanen Vejledning, før du ændrer kolonner eller kopierer rækker. Den bør være dit faste udgangspunkt, når en anden overtager opgaven.
6. Gem en ny version med dato, for eksempel Sygefravær_2026-07-31.xlsx, når måneden er afsluttet. Begræns adgangen, fordi arket indeholder person- og lønoplysninger.

Et sygefraværsark er især nyttigt i virksomheder, hvor lederen eller kontoransvarlige stadig følger fravær i Excel. Det gælder for eksempel et håndværkerfirma med 12 ansatte, en produktionsvirksomhed med skiftehold, et ApS med kontorpersonale og en forening, hvor kassereren også hjælper med personaleadministrationen.

Behovet opstår sjældent på en rolig tirsdag. Det kommer typisk før lønkørsel, ved månedens afslutning eller når en leder skal forberede en trivselssamtale. Hvis en virksomhed har 20 ansatte, og hver medarbejder i gennemsnit har 1,2 sygedage i en måned, skal der registreres 24 fraværsdage. Uden en fast struktur bliver det hurtigt uklart, om en dag er glemt, flyttet eller registreret dobbelt.

Stamdata og fravær skal hænge sammen

Fanen Medarbejdere (billede 1) viser en tydelig tabel med otte kolonner: Medarbejder-ID, Navn, Afdeling, Ansættelsesdato, Månedsløn, Løn pr. dag, Sygedage i alt og Fraværsprocent. Eksempeldataene viser blandt andet Mette Johansen i salg med en månedsløn på 34.500 kr. og Lars Kristensen i produktion med 32.000 kr.

Det er en klar fordel at bruge medarbejder-ID som nøgle frem for kun navn. En medarbejder med 10 sygedage og 34.500 kr. i månedsløn har en anden økonomisk effekt end en medarbejder med 10 sygedage og 41.000 kr.; en enkel dagsløn på henholdsvis cirka 1.725 kr. og 2.050 kr. giver cirka 3.250 kr. i forskel ved to fraværsdage.

Hvornår du bør se på Oversigt

Se i Oversigt (billede 3) efter hver månedlig lønkørsel og før et afdelingsmøde. Sammenhold altid et højt tal med bemanding, ferie, sæson og kendte længerevarende forløb; et højt fraværstal er et signal til undersøgelse, ikke automatisk et bevis på et problem.

Arbejdsgiveren skal håndtere sygefravær efter reglerne om sygdom, løn og sygedagpenge. En arbejdsgiverperiode på 30 kalenderdage gælder, når betingelserne om blandt andet 8 ugers ansættelse og mindst 74 timers arbejde hos arbejdsgiveren i perioden er opfyldt. Registreringen i Excel ændrer ikke på fristerne for anmeldelse og refusion i NemRefusion.

Du skal skelne mellem fraværsdag og lægelige oplysninger. Et internt overblik kan registrere dato, antal dage og eventuelt fraværstype, men du bør ikke skrive diagnose eller detaljer om sygdom i fanen Sygefravær. Helbredsoplysninger er følsomme personoplysninger efter GDPR, og behandling kræver et gyldigt grundlag efter artikel 9 samt adgangsbegrænsning.

Løn, ferie og opfølgning

Sygefravær påvirker ikke automatisk alle lønelementer ens. En funktionær med ret til løn under sygdom skal behandles efter ansættelsesvilkår og funktionærloven, mens timelønnede kan være omfattet af overenskomst eller kontrakt. Brug derfor ikke løn pr. dag i arket som en automatisk løn- eller refusionsberegning.

Den såkaldte 120-dages-regel kan kun bruges, hvis den er aftalt skriftligt, og betingelserne i funktionærlovens § 5, stk. 2 er opfyldt. Det kræver blandt andet 120 sygedage med løn inden for 12 på hinanden følgende måneder og opsigelse i umiddelbar tilknytning til udløbet af perioden. Et tal i Oversigt er ikke i sig selv dokumentation for, at reglen kan anvendes.

Sådan passer du på oplysningerne

Gem arket på et adgangsbegrænset drev, og send ikke hele filen rundt på almindelig mail. Opbevar kun de oplysninger, du har brug for, og fastlæg en sletterutine. Et eksempel er at give HR adgang til navne og fraværsdata, mens en afdelingsleder kun får sin egen afdeling.

Hvis du mister kontrol over filen, skal du vurdere hændelsen som et muligt brud på persondatasikkerheden. Datatilsynet skal anmeldes inden 72 timer, hvis bruddet indebærer risiko for de registrerede, jf. GDPR artikel 33.

Den fejl, jeg oftest ser, er ikke en forkert formel, men en uens registrering. Én leder skriver 0,5 dag ved en delvis sygemelding, mens en anden skriver en hel dag og en kommentar. Efter tre måneder kan samme fravær derfor se forskelligt ud på tværs af afdelinger, selv om medarbejderne har været væk lige længe.

Et manglende fravær bliver dyrt at finde

Forestil dig en tømrermester med fire ansatte. Hvis én sygedag ikke kommer med i arket, og medarbejderens beregnede løn pr. dag er 1.600 kr., er den direkte løneffekt 1.600 kr. Det større problem er tiden: Hvis kontoransvarlige bruger 45 minutter på at sammenholde kalender, lønsystem og beskeder, koster én rettelse hurtigt mere end selve regnefejlen.

En anden klassiker er dobbelttælling. En sygemelding fra fredag til mandag bliver lagt ind som fire kalenderdage af én person og som to arbejdsdage af en anden. Ved 10 sådanne forløb kan oversigten afvige med 20 dage. Derfor skal du beslutte, om arket måler arbejdsdage, kalenderdage eller fraværsprocenter efter en bestemt HR-definition.

Fraværsprocenten bliver misforstået

En fraværsprocent uden en tydelig nævner kan ikke bruges til sammenligning. Hvis en medarbejder har 4 sygedage i en måned med 21 planlagte arbejdsdage, er fraværet 4 / 21 = 19,0 %. Bruger du i stedet 30 kalenderdage, bliver tallet 13,3 %. Begge beregninger kan være matematiske, men de beskriver ikke det samme.

Se også efter medarbejdere, der er startet eller stoppet midt i perioden. En nyansat med 2 sygedage på 8 mulige arbejdsdage bør ikke sammenlignes direkte med en kollega, der har været på arbejde alle 21 dage. Brug afdelingsvis opfølgning som et ledelsesværktøj, ikke som en rangliste over enkeltpersoners sygdom.

Følsomme noter bør ikke ligge i filen

Noter som kræft, stress eller diagnose tilhører ikke en almindelig fraværsoversigt. Hvis sådanne oplysninger ligger i filen, kan et forkert delt drev eller en videresendt version skabe et alvorligt GDPR-problem, selv om selve fraværstallet var korrekt.

Når fraværsoversigten skal holdes adskilt fra følsomme noter, er næste skridt ofte at samle de planlagte arbejdsdage i en arbejdsplan, så perioden og normtallet beregnes ens for alle.

Et regneark virker kun, hvis registreringen sker på et bestemt tidspunkt. Den mest robuste rutine er at opdatere fanen Sygefravær hver fredag og lave en låst månedsafslutning på den første arbejdsdag efter lønkørslen. Så skal du ikke rekonstruere fire ugers fravær ud fra sms'er og kalenderaftaler.

Kobl registreringen til lønkørslen

Lav én ansvarlig for indtastningen og én leder, der godkender Oversigt. Brug 10 minutter på at kontrollere nye medarbejdere, åbne fraværsforløb og usædvanlige procenter. Har du 25 medarbejdere, og kontrollen tager 20 sekunder pr. række, tager den under ni minutter.

• Kopiér filen ved månedsskiftet, men behold den gamle version som dokumentation.
• Brug fanen Vejledning (billede 4), når en kollega overtager opgaven.
• Indfør en fast definition af sygedag, delvis dag og fraværsprocent.
• Fjern diagnoser og andre unødvendige helbredsoplysninger.

Jeg anbefaler at beholde de fire faner adskilt. Stamdata hører hjemme i Medarbejdere, registreringer i Sygefravær og ledelsesoverblik i Oversigt. Hvis du blander alt i én stor tabel, bliver det sværere at kontrollere, hvem der må se lønoplysninger, og hvad der faktisk er ændret.

Hvornår Excel ikke længere er nok

Skabelonen passer godt til en mindre virksomhed med få brugere og et overskueligt antal medarbejdere. Når 10 ledere redigerer samtidig, eller når du har 300 medarbejdere og flere års historik, bør du gå videre til et HR- eller lønsystem med brugerlog, rettighedsstyring og revisionsspor.

Et godt pejlemærke er administrationstiden. Hvis den månedlige kontrol tager 3 timer, og du samtidig manuelt skal dokumentere refusion, delvise sygemeldinger og ændringer, er systemskiftet ofte billigere end endnu en tilpasset Excel-fane.

Når kontrollen allerede tager 3 timer om måneden, bliver det også naturligt at samle timer og fravær i en skabelon til tidsregistrering, så dokumentationen følger medarbejderne mere systematisk.