Overtidsregistrering Excel - Gratis Skabelon

1. Trin 1 — Åbn fanen Medarbejdere, og kontrollér navn, afdeling, by, grundtimeløn og standard overtidsfaktor. Eksempeldata for Mette, Lars og Anne er udfyldt, mens de øvrige rækker er klar til dine medarbejdere.
2. Trin 2 — Gå til Overtidsregistrering, og skriv et unikt Registrerings-ID, dato, medarbejder, afdeling og by.
3. Trin 3 — Indtast starttid, sluttid, pause i timer og planlagte timer. Pause kan være 0,5, og planlagte timer kan eksempelvis være 7,4.
4. Trin 4 — Vælg overtidsfaktor og kompensationstype. Vælg Udbetaling eller Afspadsering, og tilføj eventuelt godkender og bemærkning.
5. Trin 5 — Kontrollér de beregnede kolonner Faktiske timer, Overtidstimer, Grundtimeløn, Overtidssats og Værdi af overtid.
6. Trin 6 — Sæt status til Afventer, Godkendt eller Afvist, når registreringen er behandlet.
7. Trin 7 — Brug Dashboard ved lønkørsel og månedsafslutning til at kontrollere timer, værdier og udvikling pr. medarbejder og måned.

En tømrermester med fire ansatte bruger typisk arket efter en lang arbejdsdag eller ved ugens afslutning. Når en medarbejder arbejder fra 07:00 til 17:30 med 0,5 times pause og 7,4 planlagte timer, bliver de faktiske timer 10,0 og overtiden 2,6 timer.

Fra byggeplads til kontor

Kontoransvarlige i et håndværkerfirma kan samle timer fra flere byer, mens en bogholder i et ApS bruger statusfeltet før lønkørsel. I fanen Overtidsregistrering (billede 1) står inputkolonnerne samlet før de beregnede felter, så du kan se, hvad medarbejderen har indtastet, og hvad Excel har beregnet.

En produktionsleder kan registrere en lørdagsvagt for Lars i Logistik og vælge Afspadsering. En privat arbejdsgiver med få ansatte kan bruge samme arbejdsgang én gang om ugen i stedet for at samle løse mails og håndskrevne sedler ved månedens udgang.

Medarbejderregisteret som grundlag

Fanen Medarbejdere (billede 2) indeholder navn, afdeling, by, grundtimeløn, standard overtidsfaktor og Aktiv. Hvis Mette har en grundtimeløn på 285 kr. og faktoren er 1,5, bliver overtidsatsen 427,50 kr. pr. time. Dashboardet viser derefter samlet værdi og timer pr. medarbejder.

Der findes ikke én lovbestemt dansk overtidsfaktor, som gælder for alle ansatte. Overtidsbetaling og afspadsering følger normalt ansættelsesaftalen eller en overenskomst, og derfor skal faktoren i kolonne L matche den aftale, du faktisk bruger.

Kontrollér arbejdstiden før lønnen

Arbejdsmiljøreglerne bygger som hovedregel på højst 48 timer om ugen i gennemsnit inklusive overarbejde beregnet over en referenceperiode. En registrering på 2,6 timer siger derfor ikke alene, om arbejdstiden er lovlig; du skal også se på den samlede vagtplan og eventuelle hvileperioder.

Ved løn skal udbetalt overtid indgå i den almindelige lønbehandling. AM-bidrag er 8 %, så en overtidsværdi på 1.140 kr. giver 91,20 kr. i AM-bidrag før øvrig skat, hvis beløbet behandles som AM-bidragspligtig løn.

Brug aftalen som facit

Hvis en medarbejder har 245 kr. i grundtimeløn og faktoren er 2, bliver satsen 490 kr. Ved 3,5 overtidstimer er værdien 1.715 kr. Vælg den konkrete aftalte faktor frem for automatisk altid at bruge 1,5; det er bedre at rette en sats i medarbejderregisteret end at efterregulere løn.

Den dyreste fejl er ofte ikke en forkert formel, men en forkert indtastning. Hvis sluttidspunktet skrives som 18:00 i stedet for 08:00, kan en vagt blive beregnet som 10 timer. Sammenhold derfor altid dato, starttid og sluttid med vagtplanen.

Pause og planlagte timer

En pause på 0,5 betyder en halv time, ikke 50 minutter. Ved en arbejdsperiode fra 08:00 til 18:00 er bruttotiden 10 timer; med 0,5 times pause bliver Faktiske timer 9,5. Hvis Planlagte timer står til 7,4, bliver Overtidstimer 2,1.

En anden typisk fejl er at skrive 7 timer og 40 minutter som 7,40. Skabelonen arbejder med decimaltimer, så 7 timer og 40 minutter skal skrives som cirka 7,67. Forskellen på 0,27 time bliver 81 kr. ved en overtidsats på 300 kr. pr. time for hver registrering.

Godkendelse og kompensation

Glemt status giver et misvisende Dashboard. En godkendt registrering på 4 timer til 427,50 kr. har en værdi på 1.710 kr., men den bør ikke tælle som godkendt udbetaling, hvis status stadig er Afventer. Afstem derfor Dashboardets tal med lønsystemet, før lønnen frigives.

Gør registreringen til en del af den eksisterende lønproces. Lad medarbejderen indtaste timer senest fredag, og lad lederen godkende dem før den månedlige lønkørsel. På den måde bliver afventende poster synlige, før lønnen beregnes.

En enkel arbejdsgang

• Kontrollér nye medarbejdere i Medarbejdere den første arbejdsdag.
• Gennemgå Overtidsregistrering hver fredag og udfyld manglende godkender.
• Brug Dashboard ved månedens afslutning til at sammenholde timer og beløb.
• Gem en kopi pr. måned, hvis du vil bevare en historik uden at overskrive tidligere registreringer.

Skabelonen har 100 registreringsrækker fra række 2 til 101. Det svarer eksempelvis til cirka 25 registreringer om ugen i en måned med fire uger. Har du 300 registreringer om måneden, bør du flytte processen til et egentligt tidsregistrerings- eller lønsystem i stedet for at udvide formlerne manuelt.

Brug Dashboardet som kontrolpunkt

Fanen Dashboard (billede 3) viser samlede overtidstimer, gennemsnit, samlet værdi, godkendt værdi, antal afventende registreringer og godkendelsesandel. Billede 4 viser Vejledning, hvor kolonnerne og arbejdsgangen er forklaret, så en ny kollega kan overtage kontrollen.