Kontoplan Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Kontoplan, og gennemgå de forudfyldte konti fra billede 1. Kontrollér, om kontonumre og kontonavne passer til din virksomhed.
2. Tilpas kontotype og kategori, hvis du eksempelvis vil skelne mellem salg, personale, lokaler og likvide midler.
3. Indtast saldo primo for regnskabsårets begyndelse. Brug den afsluttede saldo fra sidste regnskabsår som udgangspunkt.
4. Indtast periodens debet- og kreditbeløb fra dit bogføringssystem eller dine bilag. Kontrollér fortegn og beløbsformat, før du går videre.
5. Udfyld budgetkolonnen med årets forventede beløb. Et budget på 900.000 kr. for varesalg kan sammenholdes med et faktisk beløb på 850.000 kr.
6. Åbn fanen Oversigt (billede 2), og kontrollér saldoer, budgetafvigelser og diagrammer. Brug fanen Vejledning (billede 3), hvis du er i tvivl om en kolonne.

En kontoplan er især nyttig, når du selv vil følge økonomien uden at åbne et komplet økonomisystem hver dag. En selvstændig med enkeltmandsvirksomhed kan bruge fanen Kontoplan til at skelne mellem salg, vareforbrug, driftsudgifter og bank, mens en bogholder i et ApS kan bruge den som kontrolark ved månedsafslutningen.

En tømrermester med fire ansatte vil typisk følge konti for serviceindtægter, materialer, lønninger, biler og markedsføring. Hvis virksomheden har 850.000 kr. i varesalg og 320.000 kr. i vareforbrug, viser arket en forskel på 530.000 kr. før øvrige omkostninger. Det giver et hurtigt grundlag for at vurdere bruttoavance og udvikling.

Ved månedsafslutning og årsafslutning

Kontoplanen kan bruges hver måned, når du afstemmer bank og kasse, eller når du gør bilag klar til bogføring. En kasserer i en forening kan eksempelvis følge kontingenter, sponsorindtægter, lokaleleje og stævneudgifter uden at blande privatøkonomi ind i regnskabet.

Ved årsafslutningen er det en fordel at kontrollere, om hver konto har den rigtige kontotype. En bankkonto er et aktiv, mens lønninger og husleje er omkostninger. Den opdeling gør det lettere at bygge en korrekt resultatopgørelse og balance.

Et regneark med en klar kontostruktur

Start med få, tydelige konti frem for 80 næsten ens konti. For en mindre virksomhed med 300 bilag om måneden er 25-40 velvalgte konti normalt mere overskueligt end en meget detaljeret kontoplan, der kræver forklaring ved hver bogføring.

Billede 1 viser kolonnerne Kontonummer, Kontonavn, Kontotype, Kategori, Saldo primo, Debet, Kredit, Saldo ultimo, Budget, Afvigelse og Afvigelse %. Det er en praktisk struktur, fordi du både kan følge bogføringen og sammenholde den med planen.

Når kolonnerne til bogføring og saldo allerede er på plads, giver en kassekladde den næste naturlige samling af bilag og posteringer, så tallene kan føres systematisk videre.

En kontoplan er ikke i sig selv et lovkrav med bestemte kontonumre. Den skal derimod understøtte en dokumenteret bogføring efter bogføringsloven, så transaktioner kan følges fra bilag til bogføring og videre til virksomhedens regnskab.

Bilag og regnskabsmateriale skal som hovedregel opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Du bør derfor bruge kontoplanen som en struktur oven på dine bilag, ikke som erstatning for selve bilagsdokumentationen.

Konti til moms og årsregnskab

Er virksomheden momsregistreret, bør kontoplanen have særskilte konti til salgsmoms og købsmoms. Den danske momssats er 25 %. Ved et salg på 10.000 kr. eksklusive moms skal salgsmomsen være 2.500 kr., så kunden betaler 12.500 kr.

Du skal også skelne mellem indtægter, omkostninger, aktiver og gæld. En computer til 12.000 kr. kan ikke uden videre behandles som en almindelig driftsudgift; den kan være et aktiv, der skal vurderes efter reglerne om afskrivning og eventuel straksafskrivning.

Digital bogføring og kontonumre

Reglerne om digital bogføring betyder, at mange virksomheder skal anvende et digitalt bogføringssystem. Excel-arket er bedst som arbejdsark, budgetkontrol eller afstemning, mens den endelige bogføring skal kunne dokumenteres i det system, du er omfattet af.

For et ApS med 40.000 kr. i selskabskapital er det særligt vigtigt at holde selskabets konto og udgifter adskilt fra ejerens privatøkonomi. Brug eksempelvis kontoen 5100 Bank til selskabets bankbevægelser og opret særskilte konti til ejerlån eller mellemregning, hvis det er relevant.

For at holde selskabets konto og udgifter adskilt fra ejerens privatøkonomi bliver det også lettere at samle posterne i et driftsbudget, hvor bankbevægelser og mellemregninger kan følges løbende.

Den dyreste fejl er ofte ikke en forkert formel, men at flere forskellige typer posteringer ender på samme konto. Når varesalg, serviceindtægter og andre indtægter blandes, bliver det svært at forklare, hvorfor omsætningen eksempelvis er 1.060.000 kr., når budgettet kun var 1.100.000 kr.

For brede og for smalle konti

En konto kaldet Diverse skjuler hurtigt problemer. Hvis en virksomhed bogfører 65.000 kr. til markedsføring, 120.000 kr. i husleje og 18.000 kr. til software på samme konto, kan du ikke se, hvad der driver omkostningerne.

Det modsatte problem er en konto for næsten hver leverandør. En webshop med 300 ordrer om måneden får ikke et bedre regnskab af 120 salgs- og udgiftskonti. Jeg anbefaler normalt at starte med funktionelle kategorier og først opdele, når du faktisk bruger informationen.

Debet, kredit og saldo

En klassisk fejl er at indtaste debet og kredit med omvendt fortegn. Hvis banken har en saldo primo på 250.000 kr., debet på 500.000 kr. og kredit på 420.000 kr., skal den afsluttende saldo være 330.000 kr. En fejl på 40.000 kr. kan derfor få hele likviditetsbilledet til at se forkert ud.

Kontrollér også, at budgettet sammenlignes med den rigtige periode. Et årsbudget på 900.000 kr. bør ikke sammenholdes direkte med tre måneders salg på 210.000 kr. uden periodisering; ellers ser afvigelsen dårlig ud, selv om virksomheden følger planen.

Den manglende afstemning

Hvis saldoen i Excel ikke stemmer med bankkontoen, skal du finde forskellen, før du bruger Oversigt-fanen. En uafstemt difference på 7.500 kr. kan være en glemt betaling, et dobbelt indtastet bilag eller en postering på den forkerte konto.

Et regneark bliver kun nyttigt, hvis du bruger det på samme tidspunkt hver måned. Kobl arbejdet til bankafstemningen eller lønkørslen: Når du har kontrolleret månedens bilag, opdaterer du Kontoplan og ser derefter på Oversigt.

En fast rutine på 30 minutter

Lav en kort arbejdsgang, som du følger hver gang:

• Afstem bank og kasse mod saldo primo, debet og kredit.
• Kontrollér, at salg, vareforbrug og løn ligger i de rigtige kategorier.
• Sammenlign faktiske beløb med budget og undersøg store afvigelser.
• Skriv en kort forklaring til poster, der afviger mere end 10 %.

Har du 40 konti, og bruger du 30 sekunder på hver kontrol, tager selve gennemgangen cirka 20 minutter. Det er hurtigere end at rekonstruere tre måneders fejl før momsafregningen.

Hold indtastningen enkel

Kopiér ikke hele arket til nye versioner uden først at gemme en sikkerhedskopi. Brug fanen Vejledning som din faste reference, og ændr kun kontonavne eller kategorier, når du ved, hvordan ændringen påvirker Oversigt.

Jeg foretrækker en enkel kontoplan med faste kontonumre frem for løbende ændringer. Når 1000 altid er varesalg og 5100 altid er bank, bliver både kontrol og oplæring lettere.

Hvornår Excel ikke længere er nok

Hvis flere medarbejdere bogfører samtidig, eller hvis du håndterer over 1.000 bilag om måneden, bør du gå videre til et egentligt bogføringssystem. Excel er stærkt til budget, analyse og kontrol, men svagere til samtidige posteringer, revisionsspor og automatisk bilagshåndtering.