Driftsbudget Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Budget_data og indtast dine månedlige budgetposter i de faste kolonner. Brug samme konto og afdeling hver måned, så sammenligningen bliver ren.
2. Udfyld budget og faktisk beløb for hver linje. Et budget på 25.000 kr. og et faktisk forbrug på 27.500 kr. giver straks en afvigelse, du kan arbejde videre med.
3. Brug kommentar og ansvarlig til at forklare, hvorfor tallet ændrede sig. Det gør det nemmere at følge op næste måned.
4. Gå videre til Budget_summering og se de samlede tal for perioden. Her er det lettest at spotte, om driften er på vej ud af kurs.
5. Tjek Kontoplan_og_beregninger, hvis du vil forstå opsætningen bag konti og beregninger. Det er fanen, der binder arket sammen teknisk.
6. Brug Brugervejledning, hvis du vil have en fast rutine for indtastning, opfølgning og kontrol. Det er den nemmeste måde at få skabelonen brugt hver måned.

Det her regneark er lavet til dig, der skal følge driften tæt uden at bygge et stort økonomisystem. En selvstændig med omsætning på 120.000 kr. om måneden kan fx bruge det til at se, om husleje på 25.000 kr., løn på 42.000 kr. og marketing på 8.000 kr. stadig passer ind i budgettet.

I en virksomhed med flere hænder er det ofte kontoransvarlig eller bogholder, der samler tallene sidst på måneden. Når salgsafdelingen ligger 5.000 kr. over budget på en kampagne, kan du se det med det samme i stedet for at opdage det ved kvartalsafslutning.

Hvem bruger det mest i praksis

En tømrermester med 4 ansatte kan bruge skabelonen til at holde øje med brændstof, værktøj, løn og biludgifter. En webshop med 300 ordrer om måneden kan bruge den til fragt, annoncering og emballage, så driftsomkostningerne ikke æder bruttoavancen.

Hvad du skal kigge efter i tallene

Det vigtigste er ikke, om en konto svinger 200 kr. op eller ned. Det vigtige er, om en post på 15.000 kr. pludselig bliver til 19.500 kr., for så er der typisk en forklaring, du skal handle på.

Afvigelse (%) gør det lettere at sammenligne små og store konti, fordi 1.200 kr. over budget betyder noget mere på en post på 6.000 kr. end på en post på 180.000 kr.

Et driftsbudget er ikke i sig selv et lovkrav, men det hænger tæt sammen med din bogføring og dit årsregnskab. Efter bogføringsloven skal du kunne dokumentere dine bilag og opbevare materialet i 5 år, så det er klogt at have styr på de månedlige poster allerede undervejs.

Hvis du driver virksomhed med moms, er det praktisk at følge driften månedligt, fordi en fejl på 10.000 kr. i udgifter hurtigt giver en momsvirkning på 2.500 kr. ved 25 % moms. For mange mindre virksomheder er den bedste løsning at koble budgettet til momsfristerne, så du samtidig får en naturlig kontrol af tallene.

Hvorfor det er smart at følge pr. måned

En månedlig opfølgning passer godt til virksomheder med mange små poster, som fx en håndværker med 18.000 kr. i brændstof, 9.000 kr. i småanskaffelser og 14.000 kr. i forsikringer. Du ser hurtigt, om der er tale om et midlertidigt udsving eller en fast merudgift.

Hvad du normalt gør i praksis

Hvis du arbejder i et ApS, er det normalt en fordel at have budgettet klar før månedsafslutningen, så ledelsen kan se likviditet og resultat i tide. For en mindre enkeltmandsvirksomhed er det ofte nok at følge de største poster og ikke hver eneste lille detalje.

SUM bruges typisk til at samle posterne, mens faste konti og klassifikationer gør det lettere at lave et brugbart resultatopgørelse-lignende overblik i Excel.

Den klassiske fejl er at blande budget og faktiske tal sammen i samme felt. Så mister du hurtigt overblikket, og en afvigelse på 3.800 kr. kan være umulig at forklare, fordi du ikke kan se, hvad der egentlig var planlagt.

En anden fejl er at lade afdelinger eller konti stå uklart. Hvis marketing, salg og drift bare ligger i samme bunke, kan du ikke se, om det er annoncering til 12.000 kr. eller ekstra løn på 18.000 kr., der presser driften.

Det koster tid og fejl at rette op bagefter

Hvis du først retter op ved årsafslutningen, er der meget mere arbejde. Tre måneder med forkert kontering kan betyde 40-60 linjer, du skal gennemgå manuelt, og det er præcis den slags arbejde, der stjæler en eftermiddag uden at give værdi.

Afvigelser, du bør tage alvorligt

En konto, der ligger 8 % over budget i to måneder i træk, er sjældent et tilfælde. Det er ofte et tegn på, at budgettet er sat for lavt, eller at der er en udgift, du ikke har fanget endnu.

Hvis du fx har sat IT til 15.000 kr. om året, men allerede bruger 1.600 kr. om måneden på licenser, ender du på 19.200 kr. om året. Det er 4.200 kr. over budget, og det bør stå tydeligt frem i arket.

Når afvigelserne skal forklares helt ned på bilagsniveau, er det naturligt at samle de enkelte salg med en fakturaoversigt, så tallet kan spores tilbage til hver postering.

Den bedste rutine er at bruge skabelonen på samme tidspunkt hver måned, helst lige efter lønkørsel eller momsafslutning. Når du kobler den til en fast opgave, bliver den ikke glemt efter 14 dage.

For de fleste små virksomheder er det nok at afsætte 20-30 minutter én gang om måneden. Hvis du bruger det til 25 linjer med budget og faktiske tal, er det langt hurtigere end at skulle samle tallene fra bunden hver gang.

Tre ting der gør arbejdet lettere

• Kopiér forrige måneds linjer, så kontostrukturen er den samme.
• Brug faste navne på afdelinger og ansvarlige, så du kan sammenligne måned for måned.
• Lav en kort tjekliste, så du altid tjekker budget, faktisk beløb og kommentar i samme rækkefølge.

Når regnearket ikke længere er nok

Hvis du har mange afdelinger, mange brugere eller mere end 1.000 linjer om måneden, er du på vej over i et egentligt økonomisystem. Så bliver det svært at styre versioner og rettelser i et almindeligt Excel-ark.

For en mindre virksomhed er Excel stadig ofte den nemmeste løsning, så længe du holder strukturen enkel og opdaterer den fast.

Før du går helt over i et økonomisystem, samler en kassekladde de faste bilag, posteringer og rettelser på én overskuelig måde i Excel.