Bilagsoversigt Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Bilagsoversigt, og gennemgå først kolonnerne fra Bilagsnr. til Status. De gule felter er lavet til de oplysninger, du selv skal indtaste eller tilpasse.
2. Giv hvert bilag et fortløbende nummer, for eksempel B-2026-001, og skriv bilagsdatoen som DD-MM-ÅÅÅÅ.
3. Vælg eller skriv bilagstypen, og udfyld en kort beskrivelse samt leverandørens eller kundens navn.
4. Indtast Kontonr. og Kontonavn fra fanen Kontoplan. Brug den konto, der passer til bilagets art, for eksempel kontorartikler, husleje eller salg.
5. Skriv beløbet ekskl. moms. Kontroller derefter momsbeløbet på 25 % og beløbet inkl. moms, før du gemmer bilaget.
6. Markér, om bilaget er betalt, og udfyld Betalingsdato. Gennemgå Status, så ubetalte eller mangelfulde poster bliver fulgt op.
7. Brug Dashboard til kontrol, og læs fanen Vejledning, hvis du er i tvivl om en kolonne eller arbejdsgangen.

En bilagsoversigt er især nyttig, når du selv håndterer den første del af bogføringen. Det gælder den selvstændige med enkeltmandsvirksomhed, bogholderen i et ApS, kontoransvarlige i et håndværkerfirma og den frivillige kasserer i en forening. Privatpersoner kan også bruge arket til at holde styr på dokumentation for en mindre aktivitet.

Behovet opstår typisk efter en travl salgsuge, ved den månedlige lønkørsel eller lige før en momsfrist. I stedet for at lede efter en PDF i indbakken eller en kvittering i handskerummet registrerer du bilaget med nummer, dato, modpart og beløb, mens oplysningerne stadig er friske.

Et konkret eksempel fra et håndværkerfirma

En tømrermester med 4 ansatte kan på én uge modtage 18 leverandørfakturaer, 12 brændstofkvitteringer og 6 kundebetalinger. Med B-2026-021 som bilagsnummer, datoen 14-03-2026, bilagstypen Kvittering og kontoen for brændstof kan kontoransvarlige hurtigt se, hvad der skal bogføres.

En kvittering på 1.250,00 kr. ekskl. moms giver 312,50 kr. i moms og 1.562,50 kr. inkl. moms. Hvis Betalt står til Ja, og betalingsdatoen er 15-03-2026, er hele transaktionen dokumenteret i én række.

Sådan passer fanerne sammen

Billede 1 viser fanen Bilagsoversigt med den grønne overskriftsrække og felterne fra Bilagsnr. til Status. Billede 2 viser Kontoplan, hvor du finder kontonumre og kontonavne, før du udfylder registreringen.

Billede 3 viser Dashboardet med det samlede overblik, mens billede 4 viser Vejledning. Jeg anbefaler, at du registrerer bilag løbende i stedet for at samle 100 stykker på skrivebordet før kvartalets afslutning.

Bogføringsloven kræver, at virksomhedens transaktioner kan dokumenteres med bilag, og at regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i 5 år. En Excel-oversigt er ikke i sig selv et digitalt bogføringssystem, men den kan fungere som kontrolark og klargøring, hvis den endelige bogføring sker i et system, der opfylder kravene.

Du skal kunne forklare sammenhængen mellem bilagsnummer, dato, beløb, konto og den faktiske faktura eller kvittering. Derfor bør B-2026-001 i arket svare til filnavnet eller den digitale mappe, hvor det originale bilag ligger. Gem ikke kun beløbet i Excel; gem også selve dokumentationen.

Moms og bilagets beløb

Den almindelige danske moms er 25 %. Et køb på 4.000,00 kr. ekskl. moms har derfor 1.000,00 kr. i købsmoms og 5.000,00 kr. inkl. moms, hvis hele beløbet er momspligtigt. På en faktura skal momsbeløbet være specificeret, så du kan kontrollere fradraget.

Momsregistrering er obligatorisk, når den momspligtige omsætning overstiger 50.000 kr. om året. Virksomheder med omsætning under 5 mio. kr. indberetter normalt halvårligt, mens virksomheder med omsætning under 50 mio. kr. normalt indberetter kvartalsvis efter den fastsatte registrering.

Fakturakrav og kontospor

En fuld faktura skal blandt andet indeholde sælgers og købers navn og adresse, sælgers CVR-nummer, fortløbende fakturanummer, fakturadato, leveringsdato og specificeret moms. Skabelonens kolonner Beskrivelse, Leverandør/Kunde, Kontonr. og Dato gør det lettere at kontrollere disse oplysninger, men de erstatter ikke fakturaen.

Min klare anbefaling er at bruge Excel som bilagskontrol og ikke som eneste arkiv. Når du har 300 bilag om måneden eller flere medarbejdere, er et godkendt bogføringssystem mere sikkert end manuelle kopier og e-mailvedhæftninger.

Den dyreste fejl er ofte ikke en forkert formel, men et bilag, der aldrig bliver registreret. En manglende leverandørfaktura på 8.000,00 kr. ekskl. moms betyder 2.000,00 kr. i mulig købsmoms, som ikke kommer med i indberetningen. Samtidig bliver resultatet og leverandørens saldo forkert.

Forkert moms eller forkert beløbsfelt

Jeg ser jævnligt, at brugeren skriver beløbet inkl. moms i feltet Beløb ekskl. moms. En faktura på 12.500,00 kr. inkl. moms skal ved 25 % moms deles i 10.000,00 kr. ekskl. moms og 2.500,00 kr. moms. Skriver du 12.500,00 kr. som nettobeløb, bliver både omkostning og moms overvurderet med 25 %.

Kontroller også, om bilaget overhovedet indeholder fradragsberettiget moms. En bankpost eller en lønseddel har ikke nødvendigvis 25 % moms, selv om beløbet skal registreres i oversigten. Det er bedre at markere en særlig post til kontrol end at tvinge alle bilag ind i samme momsberegning.

Manglende betalingsdatoer

Et bilag med Betalt = Ja, men uden Betalingsdato, ser færdigt ud, selv om du ikke kan afstemme det mod banken. Hvis 14 ud af 60 poster mangler betalingsdato, kan en månedsafslutning hurtigt kræve en ekstra times manuel kontrol.

En anden fejl er at genbruge bilagsnumre. To poster med B-2026-014 gør det vanskeligt at finde det rigtige dokument, især hvis en bogholder eller revisor senere beder om bilaget. Brug fortløbende numre og ændr kun et nummer, hvis du samtidig retter filnavn og arkiv.

Uklare konti

Kontonr. 3000 uden et tydeligt Kontonavn hjælper ikke meget, hvis du senere skal undersøge, om posten er husleje, varekøb eller privat hævning. Brug fanen Kontoplan som fælles opslagssted, og skriv en beskrivelse som Husleje marts i stedet for blot Husleje.

Min holdning er, at en kort, præcis registrering er bedre end en lang tekst. Bilagsnummer, dato, modpart, nettobeløb, moms og konto skal være korrekte hver gang; resten kan du uddybe i selve bilaget.

Den samme præcision i bilagsnummer, dato og konto er også nyttig, når posteringerne skal samles løbende i en kassekladde til bogføring.

En bilagsoversigt virker kun, hvis du bruger den på et fast tidspunkt. Læg registreringen efter bankafstemningen eller sammen med lønkørslen, for eksempel den sidste fredag i måneden kl. 10. En virksomhed med 40 bilag om måneden kan ofte holde arket ajour på 30-45 minutter, mens en kvartalsvis oprydning let tager 3-4 timer.

Kobl registreringen til en eksisterende opgave

Start med at hente bilag fra de samme steder hver gang: e-mail, netbank, firmakort og fysisk post. Registrér først bilagsnummer, dato og modpart, og udfyld derefter konto og beløb. Den rækkefølge er hurtigere end at skifte frem og tilbage mellem fem dokumenter for hver enkelt post.

• Gem PDF-filer med samme nummer som arket, for eksempel B-2026-031.pdf.
• Sortér efter Status, når du skal finde poster, der mangler betaling eller kontrol.
• Kopiér ikke hele arket ukritisk; behold én samlet oversigt, så bilagsnumrene ikke gentages.
• Lav en sikkerhedskopi, før du ændrer Kontoplan eller sletter testdata.

Brug Excel som kontrol, ikke som gætteværk

Fanen Bilagsoversigt er bygget med tydelige inputfelter, grønne overskrifter og kolonner til både nettobeløb og moms. Billede 1 viser denne registreringsstruktur, billede 2 viser Kontoplan, billede 3 Dashboard og billede 4 Vejledning.

Hvis du udvider arket med mere end 10.000 rækker, bør du konvertere området til en Excel-tabel og undgå manuelle mellemrum i datasættet. Brug faste kontonavne fra Kontoplan i stedet for næsten ens varianter som Kontorartikler og Kontorartikler købt, ellers bliver dashboardets summer misvisende.

Du er vokset ud af skabelonen, når flere personer skal godkende bilag samtidig, når bilag modtages automatisk fra mange kanaler, eller når du skal sende elektroniske fakturaer i OIOUBL-format. Indtil da er en konsekvent månedlig rutine normalt enklere end et stort system, der ikke bliver brugt.

Når den månedlige rutine stadig er nok, er et driftsbudget det naturlige næste skridt til at samle faste udgifter og forventede indtægter i samme overblik.