Faktura Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Kunder og tast dine kunders navn, adresse, CVR-nummer og kontaktoplysninger. Det gør det nemt at genbruge data, når du opretter nye fakturaer.
2. Gå til Fakturaer og udfyld fakturanummer, fakturadato, forfaldsdato, kundenr. og linje for linje med vare eller ydelse. Brug en fast rækkefølge, så du kan finde posten igen.
3. Kontrollér, at enhedspris, rabat og momsprocent er korrekt, før du gemmer. En lille fejl på 25 % moms eller en manglende rabat bliver hurtigt til et forkert totalbeløb.
4. Brug fanen Oversigt til at se, hvilke fakturaer der er åbne, og hvilke der er betalt. Det er her, du får overblikket over likviditet.
5. Følg vejledningen i den sidste fane, hvis du er i tvivl om rækkefølgen. Den hjælper dig med at bruge filen ens hver gang.
6. Opdatér skabelonen løbende, når du sender nye fakturaer eller får betaling. Det er nemmere at bruge den 5 minutter ad gangen end at rydde op én gang om måneden.

Skabelonen er bygget til den, der sender fakturaer selv og ikke vil lede efter oplysninger i e-mails og gamle PDF’er. En selvstændig med 20 fakturaer om måneden kan på 10 minutter samle kundenavn, fakturanr., dato og beløb i stedet for at rode i tre mapper.

Fanen Fakturaer er det sted, du arbejder i til daglig. Her giver det mening at have faste felter til fakturanummer, fakturadato, forfaldsdato og kundenr., så du kan finde den rigtige linje igen, når en kunde spørger tre måneder senere.

Når du fakturerer løbende

Hvis du sender 12 fakturaer om måneden á 8.000 kr. ekskl. moms, bliver det 96.000 kr. i omsætning og 24.000 kr. i moms, som du kan følge mere sikkert, når tallene står i samme ark. Det er især nyttigt for en tømrer, en konsulent eller en lille webshop, hvor der hele tiden kommer nye ordrer ind.

Når du skal afstemme betalinger

På fanen Oversigt kan du hurtigt se, hvilke poster der er betalt, og hvilke der stadig mangler. Det er langt nemmere end at gennemgå banken manuelt, især hvis du har 30-40 åbne poster og flere forfaldsdatoer i samme uge.

Kunder og kontaktoplysninger

Fanen Kunder samler navn, adresse, CVR-nummer og kontaktoplysninger. Det sparer dig for dobbeltindtastning, og det mindsker risikoen for at sende en faktura med forkert navn eller forkert nummer.

En dansk faktura skal som минимум have sælgers og købers navn og adresse, CVR-nummer, fakturanummer, dato, leveringsdato og momsbeløb specificeret. Du arbejder med 25 % moms i Danmark, og hvis din virksomhed er momsregistreret, skal beløbet stå tydeligt på fakturaen.

Momsregistrering er obligatorisk, når omsætningen passerer 50.000 kr. om året. Hvis du for eksempel sender 8 fakturaer á 9.000 kr. ekskl. moms, rammer du 72.000 kr. og skal være registreret, før du fortsætter med at fakturere.

Hvad du bør gøre i Excel

Jeg vil klart anbefale, at du arbejder med fortløbende fakturanumre og faste kolonner til moms og total. Det er enklere end at skrive frit i et tekstfelt, og det gør det lettere at dokumentere over for SKAT, hvis du senere skal forklare et bilag eller en betaling.

Betalingsfrister og rykkerbillede

En kort betalingsfrist på 8 eller 14 dage er ofte bedst for små virksomheder, fordi likviditet betyder mere end kundens bekvemmelighed. Har du 25 fakturaer á 4.000 kr. ude samtidig, er der 100.000 kr. i spil, og hver dag ekstra i kredit kan mærkes på kontoen.

Skabelonen hjælper dig med at holde styr på forfaldsdatoerne, så du kan sende rykkere i tide og undgå at små beløb bliver til store tab.

Den klassiske fejl er en manglende eller forkert momsangivelse. Hvis du glemmer at lægge 25 % på en faktura på 12.000 kr. ekskl. moms, mister du 3.000 kr. direkte, og det kan ikke bare rettes med et hurtigt mundtligt svar til kunden.

En anden fejl er dårlige fakturanumre. Hvis du springer numre over eller genbruger et nummer, bliver det svært at forklare regnskabet, og du bruger hurtigt 1-2 timer ekstra på oprydning, når året skal lukkes.

Når kunden ikke betaler

Hvis 5 ud af 50 fakturaer på 6.000 kr. går i stå, mangler du pludselig 30.000 kr. i banken. Det er ofte nok til at forsinke løn, moms eller betaling af leverandører, selv om omsætningen på papiret ser fin ud.

Når kunderne ikke er oprettet rigtigt

Forkerte navne, manglende CVR-nummer eller en gammel adresse giver ekstra arbejde senere. I praksis ender du med at bruge 10 minutter pr. fejl på at finde den rigtige oplysning, og det bliver hurtigt til en halv arbejdsdag på en travl måned.

Når du venter for længe

Den største omkostning er ofte ikke selve fejlen, men tiden du mister på at rette den. En skabelon, der bliver opdateret samme dag som fakturaen sendes, er langt sikrere end et regneark, du først åbner ved månedsafslutningen.

Det samme gælder, når fejlene skal samles og bogføres korrekt, hvor en kassekladde giver et bedre udgangspunkt end løse notater og forsinkede rettelser.

Brug fakturaskabelonen samme dag, som du sender en ydelse eller leverer en vare. Hvis du kobler den til en fast rutine, for eksempel hver fredag kl. 14 eller ved dagens sidste telefonopkald, bliver den brugt i stedet for glemt.

Gør registreringen så kort som muligt

• Kopiér forrige kundelinje, så navn og adresse ikke skal tastes igen.
• Brug faste kundenumre, så du kan genfinde posten på 2 sekunder.
• Opdatér forfaldsdatoen med det samme, så du ikke mister overblikket.

Når du vokser ud af regnearket

Hvis du sender 200-300 fakturaer om måneden, bør du overveje et egentligt fakturasystem i stedet. Excel fungerer fint til en mindre drift, men når du får mange rykkere, delbetalinger og flere brugere, bliver et system med integration til bank og bogføring mere robust.

For de fleste små virksomheder er Excel stadig den nemmeste start, især hvis du vil have kontrol over dine egne tal uden at lære et tungt program først.

Når fakturaerne begynder at blive mange, bliver et momsregnskab ofte det næste regneark, fordi bogføringen så også skal kunne følge moms og afstemning tættere.