Timeseddel Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Timeseddel og udfyld dato, medarbejder, projekt og kunde for hver arbejdsdag.
2. Indtast starttid, sluttid og pause i minutter, så arket kan danne grundlag for normaltimer og overarbejde.
3. Kontrollér timepris, beløb ekskl. moms og momsbeløbet, hvis timerne skal bruges til fakturering.
4. Brug fanen Medarbejderdata til at samle faste oplysninger om personer, så du ikke skriver de samme navne igen og igen.
5. Se fanen Oversigt for at få et samlet overblik over timer, beløb og status på tværs af registreringerne.
6. Følg fanen Vejledning, hvis du vil have en fast arbejdsgang for udfyldelse og godkendelse.
7. Gem filen løbende, så du altid har dokumentation klar ved løn, faktura eller intern kontrol.

En timeseddel er nyttig, når du skal dokumentere arbejdstid for løn, fakturering eller intern styring. Det gælder især i små virksomheder, hvor én person ofte både registrerer, godkender og bruger tallene til næste skridt.

En tømrermester med 4 ansatte kan for eksempel have 22 arbejdsdage om måneden. Hvis hver medarbejder i gennemsnit bruger 7,5 timer pr. dag, bliver det 660 timer, og selv en fejl på 30 minutter pr. dag løber hurtigt op til 40 timer på en måned.

Til løn, faktura og kontrol

Du ser typisk behovet ved lønkørsel, månedsafslutning og når en kunde vil se dokumentation for medgået tid. Hvis du fakturerer 120 timer á 650 kr., er der 78.000 kr. ekskl. moms på spil, så det kan mærkes, hvis timerne står upræcist.

Når flere personer deler samme opgave

Fanen Medarbejderdata og fanen Oversigt gør det lettere, når flere arbejder på samme projekt. Det er bedre end frie noter i mailboksen, fordi du får en ens måde at skrive navne, kunde og projektnavn på.

Når du vil undgå dobbeltarbejde

Hvis du både bruger arket til intern løn og ekstern fakturering, er denne struktur praktisk. Du registrerer én gang og bruger derefter tallene i flere sammenhænge, i stedet for at taste timerne to eller tre gange.

Når timesedlen bruges i en virksomhed, hænger den ofte sammen med bogføringsloven, fordi bilag og dokumentation skal gemmes i 5 år. Den digitale registrering er også en fordel, når du skal kunne forklare, hvor timerne og beløbene kommer fra.

Hvis du bruger timesedlen til fakturering, skal kunden se de rigtige oplysninger på fakturaen: navn, adresse, CVR-nummer, fortløbende fakturanummer, dato og specificeret moms. Ved 100 timer á 650 kr. er omsætningen 65.000 kr., og med moms 25 % bliver momsbeløbet 16.250 kr.

Beløb, moms og dokumentation

Det er en klar fordel at holde ekskl. og inkl. moms adskilt i samme ark. Hvis du kun har én timepris, er det nemt at overse, om beløbet allerede er med moms eller ej, og så ender du med forkerte tal i både regnskab og faktura.

Hvad du bør vælge i praksis

For de fleste mindre virksomheder er en enkel timeseddel bedre end et tungt tidsregistreringssystem, så længe der ikke er avancerede godkendelsesflows eller flere afdelinger. Når du kun har 1-15 personer, er et regneark ofte hurtigere, billigere og lettere at tilpasse.

Opbevaring og styr på bilag

Gem arket sammen med fakturaer, aftaler og eventuelle godkendelser, så du kan dokumentere timerne senere. Det er langt nemmere at stå med en udfyldt timeseddel end at rekonstruere 14 dages arbejde ud fra hukommelsen.

Den klassiske fejl er at skrive start- og sluttid uden pause, så timerne bliver for høje. Hvis en medarbejder arbejder 8 timer, holder 30 minutters pause og alligevel bliver registreret som 8 timer netto, bliver der hurtigt 2,5 ekstra timer om ugen ved 5 arbejdsdage.

En anden fejl er at blande kunde og projektnavn sammen, så du ikke kan se, hvad timerne hører til. Når 6 timer á 650 kr. mangler en korrekt reference, er det 3.900 kr., som kan være svære at forklare for kunden eller i en intern godkendelse.

Når beløb bliver forkert regnet ud

Hvis timeprisen er 780 kr., og du glemmer at trække pausen fra, kan du let fakturere for 0,5 time for meget pr. dag. Over 20 arbejdsdage er det 10 timer, altså 7.800 kr. ekskl. moms, som kunden med god grund kan stille spørgsmålstegn ved.

Når status og godkendelse mangler

Uden et klart felt til godkendelse ender du med mails, sms’er og mundtlige aftaler, som ingen kan finde bagefter. Det koster tid ved både løn og faktura, fordi du først skal lede efter accepten og derefter rette i arket.

Når du ikke bruger samme struktur hver gang

Hvis medarbejdere skriver datoer, timer og projekter forskelligt fra uge til uge, bliver oversigten ubrugelig. Det er bedre at være konsekvent fra starten end at skulle rydde op i 50 linjer med blandede formater og uklare beskrivelser.

Den samme konsekvens er afgørende, når bemandingen skal holdes fast fra uge til uge, og en skabelon til vagtplan samler tider, navne og skift i samme struktur.

Den nemmeste rutine er at udfylde timesedlen samme dag, som arbejdet udføres, eller senest ved fyraften. Hvis du venter til fredag, glemmer du hurtigt pauser, kundernes navne og små afvigelser, og så bliver tallene dårligere.

Brug arket på samme tidspunkt hver uge

Kobl registreringen til en fast vane, for eksempel mandag morgen, fredag eftermiddag eller ved lønkørsel. For en lille virksomhed med 8 personer kan 10 minutter pr. uge spare dig for en time eller mere i månedens slutning.

Gør indtastningen nemmere

• Kopiér sidste uges registreringer, hvis de samme medarbejdere og projekter går igen.
• Brug faste navne i fanen Medarbejderdata, så du ikke skriver dem forskelligt.
• Brug statusfeltet aktivt, så du hurtigt ser, hvad der mangler godkendelse.

Når du er vokset ud af regnearket

Hvis du har mange brugere, mange projekter og behov for adgangsstyring eller automatisk godkendelse, er det tid til et egentligt tidsregistreringssystem. Indtil da er denne Excel-skabelon ofte den mest praktiske løsning, fordi den er enkel at forstå og hurtig at tage i brug.

Når registreringerne også skal danne grundlag for lønnen, bliver lønberegning den næste naturlige opgave.