Salgsoversigt Excel - Gratis Skabelon

1. Gå til Salgsoverblik og indtast dine ordrer i rækkefølge. Brug et ordrenr. som ORD-001, så du kan finde posten igen.
2. Udfyld dato, kunde, by, produkt, kategori, antal, enhedspris og rabat. Skabelonen beregner beløbene for dig.
3. Markér ordrestatus og om fakturaen er betalt. Så kan du hurtigt se, hvad der stadig mangler at blive fulgt op.
4. Brug Salgsliste & KPI til at se nøgletal og fordeling på kategorier. Det giver et bedre overblik end en lang rå liste.
5. Læs Opsætning & vejledning, hvis du vil tilpasse arket til din virksomhed. Her er strukturen forklaret kort og praktisk.
6. Opdater arket løbende, helst samme dag som salget sker. Så undgår du at samle alt til sidst.

Skabelonen er lavet til dig, der vil have styr på ordrer uden at rode med flere ark. Fanen Salgsoverblik er første fane og indeholder kolonnerne Ordrenr., Dato, Kunde, By, Produkt, Kategori, Antal, Enhedspris eks. moms, Rabat %, Salg eks. moms, Moms (25%), Salg inkl. moms, Ordrestatus, Sælger og Betalt?.

Den bruges typisk af selvstændige, bogholdere i et ApS og kontoransvarlige i et håndværkerfirma. Har du 40 ordrer om måneden à 1.850 kr., lander du på 74.000 kr. i omsætning eks. moms, og så er det rart at kunne se, hvad der er faktureret og indbetalt.

Når du selv skal følge op på kunder

Hvis du arbejder med 8 eller 30 dages betalingsfrist, er det vigtigt at kunne se åbne poster med det samme. En ordre på 12.500 kr. med 10 % rabat giver 11.250 kr. eks. moms, og det beløb skal være let at finde igen.

Når flere skal kunne læse det samme tal

En kasserer i en forening eller en ejer med en deltidsmedarbejder har brug for et fælles overblik, der kan læses hurtigt. Derfor er kolonnerne faste og ensartede, så du ikke skal tolke tallene på ny hver gang.

Skabelonen passer til dansk bogføring, hvor salg normalt skal opdeles i eks. moms, moms og inkl. moms. Moms er 25 % i Danmark, og hvis din virksomhed er momsregistreret, skal du kunne dokumentere tallene bag hver ordre og hver faktura.

Skal du lave korrekt fakturagrundlag, bør ordren kunne kobles til fakturanr., kundens navn og betalingsstatus. En omsætning på 200.000 kr. eks. moms giver 50.000 kr. i salgsmoms, og det er netop den opdeling, regnearket hjælper med.

Når moms og betaling skal stemme

Hvis du sælger for 85.000 kr. eks. moms på en måned, er det 21.250 kr. i moms, som skal kunne spores tilbage til de enkelte ordrer. Det er langt nemmere i et struktureret ark end i løse noter og mailtråde.

Når du vil undgå dobbeltarbejde ved månedsafslutning

For de fleste mindre virksomheder er et regneark den hurtigste vej til overblik, så længe linjerne holdes rene og ensartede. Det er bedre at registrere salget løbende end at samle 3 ugers ordrer på én gang, for så bliver fejlene typisk dyrere at rette.

Den klassiske fejl er at blande eks. moms og inkl. moms sammen i samme kolonne. Hvis du lægger 12.000 kr. inkl. moms sammen med 12.000 kr. eks. moms, bliver omsætningen overvurderet med 25 % med det samme, og det giver et forkert billede af salget.

En anden fejl er at glemme rabatten. Sælger du 25 ordrer á 4.000 kr. med 5 % rabat, mister du 5.000 kr. eks. moms, hvis rabatten ikke trækkes fra før summeringen.

Når betalt-status mangler

Hvis 7 ud af 30 fakturaer stadig står åbne, kan du mangle 35.000-70.000 kr. i likviditet, alt efter ordrestørrelsen. Det er ofte dér, små virksomheder får problemer, fordi de tror, pengene er hjemme, før de faktisk er det.

Når overblikket glipper ved mange ordrer

Har du 300 ordrer om måneden, bliver det svært at finde de rigtige poster uden faste kolonner og ens navngivning. Den slags rod koster ikke bare tid; det kan også give forkert opfølgning på kunder, der allerede har betalt.

Det bliver især tydeligt, når der skal følges op på de samme kunder igen og igen, så en kundeliste gør det lettere at holde styr på navn, status og historik.

Brug arket samme dag, som du sender en faktura eller registrerer en ordre. Det er langt nemmere at bruge 2 minutter løbende end at bruge 2 timer ved månedens slutning på at rekonstruere 80 linjer.

Fanen Salgsliste & KPI er lavet til at gøre rutinen synlig, mens Opsætning & vejledning hjælper dig med at holde formatet ens. Billede 2 viser dashboardet med nøgletal, og billede 3 viser vejledningen, så du kan komme hurtigt i gang igen, hvis du har været væk fra arket i en måned.

Gør det til en fast vane

• Registrér salg på samme tidspunkt hver dag, for eksempel efter lukketid.
• Kopiér forrige måneds ark, hvis du vil bevare struktur og undgå at nulstille alt.
• Brug betinget formatering til at markere åbne ordrer, så du ser dem med det samme.

Når du er vokset ud af regnearket

Hvis du har tusindvis af linjer, flere salgskanaler og behov for lager, kreditnotaer og automatisk fakturering, er du typisk ved at være for stor til et simpelt Excel-ark. Så bør du overveje et egentligt system, men til en mindre virksomhed er denne type oversigt stadig den hurtigste løsning.

Med tusindvis af linjer og flere salgskanaler bliver næste naturlige skridt ofte et kundestyringssystem, når oversigten ikke længere rækker til lager, kreditnotaer og automatisk fakturering.