CRM Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Kunderegister og registrér kunde-ID, navn, kontaktperson, e-mail, telefon og status.
2. Udfyld pipelinefelterne med sandsynlighed, forventet ordre og estimeret lukkepris, så du kan se værdien af dine åbne sager.
3. Brug fanen Aktiviteter til at notere opkald, møder, tilbud og opfølgninger med dato og ansvarlig person.
4. Tjek fanen Pipeline og KPI mindst én gang om ugen, så du kan se, hvor mange sager der er i gang, og hvad de er værd.
5. Brug Vejledning-fanen, hvis du er i tvivl om, hvordan felterne skal forstås, eller hvordan du får standardiseret jeres arbejdsgang.
6. Opdater skabelonen efter hver kundekontakt, så næste opfølgning altid ligger klar og ikke bliver væk i indbakken.
7. Lav en fast rutine, fx fredag kl. 14, hvor du gennemgår nye leads og flytter status på de sager, der er kommet videre.

En CRM-skabelon er mest nyttig, når du arbejder med faste opfølgninger og flere åbne sager på én gang. I skabelonen kan du se fanen Kunderegister med felter som Kunde-ID, virksomhedsnavn, kontaktperson, CVR-nummer, e-mail, telefon, leadkilde, status og næste opfølgning.

Det er typisk selvstændige, bogholdere i et ApS, kontoransvarlige i håndværksfirmaer og små salgsafdelinger, der bruger sådan et ark. Har du 40 aktive leads og 12 kunder, der skal følges op inden månedsskiftet, er Excel ofte nok, fordi du kan se det hele i én liste uden at skifte mellem systemer.

Kunderegisteret giver dig et fast udgangspunkt

Billede 1 viser, at kunderegisteret er bygget til hurtig indtastning. Du kan registrere oprettelsesdato, seneste kontakt, sandsynlighed i procent og forventet ordre i kroner, så du ikke kun har navne, men også en reel værdi på sagerne.

Pipeline og aktiviteter gør opfølgning konkret

Hvis du for eksempel har 25 leads á 20.000 kr. og en gennemsnitlig sandsynlighed på 30 %, svarer det til 150.000 kr. i forventet pipelineværdi. Det er bedre end en løs note i mailboksen, fordi du kan prioritere de 5 sager, der har størst chance for at lande først.

Hvem får mest ud af det her ark

En webshop med 300 ordrer om måneden, et rådgivningsfirma med 18 tilbud i gang og en VVS-virksomhed med 4 sælgere har alle brug for et sted at holde styr på næste kontakt. Her er Excel ofte det letteste valg, indtil antallet af kunder og brugere bliver så stort, at et egentligt CRM-system begynder at betale sig.

Når du gemmer kundedata som navn, e-mail, telefonnummer og kontaktperson, arbejder du med personoplysninger efter GDPR. Det betyder, at du skal kunne forklare, hvorfor du gemmer oplysningerne, hvem der har adgang, og hvornår de slettes, og Datatilsynet er myndigheden, der fører tilsyn.

Du bør derfor ikke bruge et kundeark som en skraldespand for alt muligt. Gem kun det, du faktisk bruger i salgsarbejdet, og sørg for, at filen ligger et sted, hvor ikke alle på kontoret kan åbne den uden grund.

CVR-nummer og faktiske kontaktdata er nok til det praktiske salg

Skabelonen har plads til CVR-nummer, branche, region og kontaktoplysninger, så du kan arbejde struktureret uden at overindsamle data. I praksis er det ofte nok til at følge en kunde fra første kontakt til lukket ordre, især i en lille virksomhed med 1-5 sælgere.

Værdien ligger i at holde data enkle og opdaterede

Hvis du har 200 kundelinjer og kun 30 af dem er aktuelle, er der ingen grund til at gøre arket tungere med irrelevante felter. Jeg ville hellere have et simpelt register med 10 gode felter end et halvt system med 40, som ingen får opdateret.

Et lille eksempel på den praktiske gevinst

Hvis en sælger bruger 10 minutter om dagen på at lede efter noter, bliver det omkring 40 minutter om ugen eller godt 30 timer om året. Med en fast skabelon kan du spare den tid og i stedet bruge den på opfølgning, hvor pengene faktisk ligger.

Den samme tanke gælder for den tid, der forsvinder i hverdagen, så en skabelon til tidsregistrering gør det lettere at se, hvor minutterne faktisk bliver af.

Det mest almindelige problem er, at næste opfølgning ikke bliver skrevet ind. Så ligger sagen stille, og efter 14 dage er kunden varm hos en konkurrent i stedet for hos dig.

En anden klassiker er, at sandsynligheden bliver sat tilfældigt. Hvis alle sager står til 80 %, ser pipeline pæn ud, men det hjælper ikke, når du skal vurdere, om de næste 3 uger er dækket af reelt salg eller bare ønsketænkning.

Forkerte eller manglende felter giver et falsk overblik

Hvis du ikke registrerer status, kunde-ID eller seneste kontakt, kan du ikke sortere ordentligt i arket. Så ender du med at ringe til den forkerte person, lave dobbeltopfølgning eller glemme en vigtig lead fra sidste måned.

Et simpelt tab kan hurtigt blive dyrt

Har du 50 aktive leads og mister 5 af dem på grund af sløset opfølgning, og hver ordre i snit er 15.000 kr., så kan du hurtigt miste 75.000 kr. i omsætning. I en lille virksomhed er det nok til, at et ellers godt salgsarbejde føles langt svagere end det behøver.

Min klare holdning til løsningen

Jeg ville altid vælge få, faste felter og en ugentlig gennemgang frem for at bygge arket mere avanceret fra start. Det er langt bedre at have 90 % korrekt data, som bliver brugt, end 100 % flotte planer, som ingen åbner.

Den her type regneark virker kun, hvis du bruger det på samme tidspunkt hver uge. Læg det op ad en fast vane, fx mandag morgen før salgsmødet eller fredag eftermiddag efter ugens sidste opkald.

Tre enkle rutiner der faktisk holder

• Gennemgå nye leads én gang om ugen og giv hver sag en status.
• Opdatér næste opfølgning med det samme efter et møde eller et opkald.
• Kopiér forrige uges aktivitetslinjer, så du ikke starter fra nul hver gang.

Brug skabelonen som et overgangsstadium

Hvis du har 20-30 kunder, er Excel ofte hurtigere end et stort system. Når du nærmer dig flere brugere, mange samtidige pipelinefaser og behov for rettighedsstyring, er det tid til at kigge på et egentligt CRM-system.

Små greb der sparer tid i hverdagen

Datavalidering kan holde statusfelter ens, og betinget formatering kan markere sager, der er for gamle. Hvis du for eksempel har 15 sager uden aktivitet i 21 dage, skal de lyse rødt, så du ikke opdager problemet for sent.

Med de samme 15 sager bliver overblikket lettere, når du samtidig har en kundeliste ved siden af, så kunderne kan holdes samlet, mens inaktive sager markeres rødt.