Prisliste Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Prisliste og udfyld varenummer, varenavn, kategori og enhed. Det er her, du lægger grunddataene ind.
2. Indtast kostpris pr. enhed og din avance i procent. Hvis en vare koster 29,50 kr. og du lægger 40 % til, kan du se, hvordan salgsprisen skal ligge.
3. Tjek kolonnen for salgspris ekskl. moms og inkl. moms. Ved 25 % moms giver 250,00 kr. ekskl. moms 312,50 kr. inkl. moms.
4. Markér om varen er aktiv, og opdatér datoen, når du ændrer pris. Så kan du se, hvad der er nyt, og hvad der er gammelt.
5. Brug fanen Kategorier til at holde styr på varegrupper som kontorartikler, rengøring eller møbler. Det gør det lettere at sortere og filtrere.
6. Gå til fanen Oversigt for at se samlede tal og eventuelle nøgletal. Her kan du hurtigt få overblik over antal varer og prisniveau.
7. Læs fanen Vejledning, hvis du vil have hjælp til at arbejde systematisk med skabelonen og undgå typiske fejl.

Prislister bliver ofte brugt af en selvstændig med webshop, en kontoransvarlig i et håndværkerfirma eller en bogholder i et ApS, der skal holde styr på faste salgspriser. Når du har 100 varer med en gennemsnitlig kostpris på 80 kr., og du lægger 35 % avance på, giver det hurtigt forskelle på flere tusinde kroner i omsætning.

Et konkret eksempel: 50 varer à 120,00 kr. ekskl. moms giver 6.000,00 kr. i salgsværdi, og med 25 % moms bliver det 7.500,00 kr. inkl. moms. Det er netop her, en Excel-skabelon er nemmest: du retter én kolonne og ser virkningen med det samme.

Når du opdaterer priser efter nye indkøb

Hvis dine leverandørpriser stiger med 8 %, kan du med det samme se, om din avance stadig hænger sammen. For en tømrermester med 4 ansatte kan det være forskellen på et tilbud, der holder, og et projekt der løber tør for dækningsbidrag.

Når du vil have overblik på tværs af sortimentet

Fanen Oversigt er især nyttig, når du har mange varelinjer og skal finde de dyreste eller billigste produkter. Det er lettere at styre prislisten, når du kan sortere efter kategori, status og opdateret dato i stedet for at bladre manuelt i et langt ark.

En prisliste er ikke direkte reguleret af en enkelt lov, men den hænger tæt sammen med reglerne for fakturering og bogføringsloven. Skal du bruge priserne på fakturaer, skal du kunne dokumentere dem med fortløbende bilag, korrekt CVR-nummer og tydelig angivelse af momsbeløbet.

I Danmark er momssatsen 25 %, og ved en vare med kostpris 200,00 kr. og 50 % avance bliver salgsprisen ekskl. moms 300,00 kr. og inkl. moms 375,00 kr. Det er en enkel beregning, men den skal være konsekvent, især hvis du både sælger til private og erhverv.

Hold fast i samme metode hver gang

Brug enten avance i procent eller fast salgspris som standard. For de fleste små virksomheder er avanceprocenten den nemmeste løsning, fordi du så hurtigt kan reagere på ændringer i indkøb og stadig holde styr på bruttoavance.

Gem dokumentation i mindst 5 år

Hvis prislisten bruges som grundlag for bogføring, bør du gemme den sammen med bilagene i mindst 5 år efter bogføringsloven. Det er især vigtigt, hvis du senere skal forklare, hvorfor en vare blev solgt til en bestemt pris i en given periode.

Den klassiske fejl er at blande kostpris og salgspris sammen. Hvis du tror, at 149,00 kr. er din salgspris, men det i virkeligheden er indkøbsprisen, kan du miste 30-40 % på hele varen uden at opdage det før månedens resultatopgørelse.

En anden fejl er at glemme momsregningen. Sælger du 200 varer om måneden med en fejl på bare 10,00 kr. pr. vare, er du 2.000,00 kr. skævt hver måned, og det kan hurtigt give bøvl i både fakturaer og afstemning.

Gamle priser giver forkerte tilbud

Hvis en vare er opdateret i januar, men stadig står til gammel pris i april, kan du komme til at afgive tilbud under kostpris. På et projekt med 25 varelinjer kan bare 5 forkerte priser flytte resultatet med flere tusinde kroner.

For mange manuelle rettelser skaber fejl

Når du retter priser i flere faner på én gang, stiger risikoen for dobbeltindtastning. Det er bedre at have én masterliste og lade Oversigt og kategorier trække tallene derfra, end at vedligeholde tre forskellige versioner.

De samme prisændringer slår også igennem, når du skal beregne procentvis provision på salget, så en provisionsberegning bør tage udgangspunkt i den opdaterede masterliste.

Den bedste praksis er at opdatere prislisten på et fast tidspunkt, fx hver fredag eller samtidig med din månedsafslutning. Har du 60 varer, tager det ofte under 30 minutter, hvis du holder dig til samme rækkefølge hver gang.

Kobl arbejdet til en fast handling

• Opdatér priser samtidig med varemodtagelse eller ny leverandørfaktura.
• Brug samme skabelon til hver måned, så du kan sammenligne udviklingen.
• Markér ændringer med dato, så du kan se, hvad der er nyt.

Når listen bliver længere, er det en fordel at arbejde med kategorier og faste varenumre. Hvis du en dag har 500+ linjer, eller hvis flere medarbejdere skal rette i den samtidigt, er du ofte bedre tjent med et egentligt økonomi- eller lagersystem.

Når flere medarbejdere skal rette i den samtidigt, bliver næste skridt ofte at samle ændringerne i en ordreliste, så rettelserne kan følges uden at miste overblikket.