Hvad er en onboarding Excel-skabelon?

Det er en færdig struktur til planlægning og opfølgning på nye medarbejderes onboarding. Den kan samle medarbejderdata, ansvar, opgaver, status, startdatoer og budget.

Kan skabelonen bruges til flere medarbejdere samtidig?

Ja. Du kan registrere flere medarbejdere i overbliksarket og følge hvert onboardingforløb individuelt eller sammen med de øvrige forløb.

Hvem kan bruge skabelonen?

HR, ledere, mentorer, teamkoordinatorer og andre medarbejdere med ansvar for onboarding kan bruge skabelonen til at koordinere aktiviteter og følge fremdriften.

Hvilke opgaver kan jeg tilføje?

Du kan tilføje alle relevante aktiviteter, for eksempel kontrakt, IT-udstyr, systemadgange, introduktionsmøder, kurser, arbejdsplads, sociale aktiviteter og opfølgningssamtaler.

Kan jeg tilpasse onboarding Excel-skabelonen?

Ja. Du kan ændre kolonner, statusser, opgaver, budgetfelter og kommentarer, så skabelonen passer til virksomhedens egne roller, processer og behov.

Hvordan følger jeg op på onboardingforløbet?

Opdatér løbende status, afsluttede opgaver, gennemførelsesgrad og kommentarer. Brug også faste samtaler med leder og mentor til at følge op på trivsel, forventninger og faglig introduktion.

Personale & løn

Skab struktur på onboarding med en Excel-skabelon

Praktisk onboarding Excel-skabelon til medarbejdere, opgaver, ansvar, status, startdatoer og budgetopfølgning.

2026-08-01

584 Downloads

4.8/5 Genomsnittligt betyg

Download skabelon

Skærmbillede 1: fanen Onboarding-overblik - Excel-skabelon onboarding excel skabelon

En god onboarding giver nye medarbejdere en tryg start og gør det lettere for ledere, HR og kolleger at samarbejde om de vigtigste aktiviteter. Med denne onboarding Excel-skabelon får du et samlet overblik over medarbejdere, startdatoer, roller, ansvarlige personer, mentorer, opgaver, status og budget. Skabelonen kan bruges både før første arbejdsdag og i den første tid efter ansættelsen. Den hjælper dig med at sikre, at praktiske forhold, introduktion, IT-adgange, møder og opfølgning bliver planlagt og fulgt til dørs. Du kan tilpasse felterne til virksomhedens egne processer og bruge den til flere medarbejdere samtidig.

De vigtigste fordele ved denne Excel-skabelon

Få et samlet overblik over alle nye medarbejdere, deres startdatoer, afdelinger og onboarding-status.
Fordel ansvaret tydeligt mellem nærmeste leder, HR, mentor og andre relevante kolleger.
Følg fremdriften med antal opgaver, afsluttede opgaver og gennemførelsesgrad.
Planlæg onboarding i god tid ved at se, hvor mange dage der er til den enkelte medarbejders start.
Sammenlign forventet onboardingbudget med faktisk forbrug og identificér budgetafvigelser.
Skab en ensartet og professionel onboardingoplevelse, som samtidig kan tilpasses den enkelte rolle.

Trin-for-trin guide

Start med at registrere hver ny medarbejder i arket Onboarding-overblik. Indtast medarbejder-ID, navn, stilling, afdeling, by, startdato og ansættelsestype. Tilføj derefter ansvarlig leder og mentor, så det er tydeligt, hvem der følger op på forløbet. Vælg en relevant onboarding-status, for eksempel Planlagt, I gang, Afventer eller Færdig. Brug arket Onboarding-opgaver til at opdele forløbet i konkrete aktiviteter før start, på første arbejdsdag og i den første periode. Eksempler kan være underskrivelse af kontrakt, bestilling af IT-udstyr, oprettelse af systemadgange, introduktion til teamet, kurser og opfølgningsmøder. Markér opgaver som afsluttet, efterhånden som de bliver gennemført, og opdatér kommentarer med aftaler, mangler eller næste skridt. Registrér forventet onboardingbudget og faktisk forbrug, hvis virksomheden ønsker økonomisk opfølgning. Brug til sidst dashboardet til at se den samlede status, kommende startere, gennemførelsesgrad og eventuelle budgetafvigelser. Opdatér skabelonen løbende, så oplysningerne er aktuelle for både HR, ledere og mentorer.

Skærmbillede 2: fanen Onboarding-opgaver - Excel-skabelon onboarding excel skabelon — Figur 2: Kalkylblad "Onboarding-opgaver"

Inkluderade funktioner

Overbliksark med medarbejder-ID, navn, stilling, afdeling, by og startdato.

Felter til ansvarlig leder, mentor og ansættelsestype.

Statusstyring med overblik over planlagte, igangværende og afsluttede onboardingforløb.

Opgaveopfølgning med samlet antal opgaver, afsluttede opgaver og gennemførelsesgrad.

Automatisk eller løbende overblik over dage til start for hver medarbejder.

Budgetfelter til forventet onboardingbudget, faktisk forbrug og budgetafvigelse.

Kommentarfelt til noter, aftaler, forsinkelser og næste handling.

Hvorfor bruge en onboarding Excel-skabelon?

En onboarding Excel-skabelon er et enkelt værktøj til virksomheder, der vil skabe mere struktur omkring nye medarbejderes første tid. Onboarding består ofte af mange små aktiviteter, og det kan være svært at huske dem alle, når flere personer deler ansvaret. En samlet skabelon gør det tydeligt, hvem der skal gøre hvad, hvornår aktiviteterne skal være færdige, og hvilken status hvert onboardingforløb har. Skabelonen kan bruges af HR, ledere, teamkoordinatorer og mentorer. Den giver et fælles arbejdsgrundlag, hvor medarbejderens startdato, stilling, afdeling, leder og mentor er samlet. Samtidig kan du registrere onboardingopgaver, så praktiske forhold ikke bliver glemt. Det kan være bestilling af computer, oprettelse af brugere, klargøring af arbejdsplads, introduktion til kolleger eller planlægning af relevante kurser. Et godt overblik gør det også lettere at prioritere. Hvis en medarbejder starter snart, kan du hurtigt se, om kontrakt, udstyr og adgange er klar. Hvis et forløb er forsinket, kan du bruge status og kommentarer til at dokumentere årsagen og aftale næste skridt. Det skaber bedre koordinering og en mere ensartet oplevelse for den nye medarbejder. Onboarding Excel-skabelonen kan tilpasses virksomhedens størrelse og arbejdsgange. Du kan tilføje egne opgaver, ændre statusser og udvide med afdelingsspecifikke aktiviteter. På den måde fungerer den både som en enkel huskeliste og som et praktisk styringsværktøj for flere samtidige ansættelser. Den kan desuden gøre det lettere at evaluere processen, fordi gentagne mangler og forsinkelser bliver synlige over tid. Dermed får virksomheden et bedre grundlag for løbende at forbedre sin onboarding.

Når onboardingprocessen skal følges op over tid, bliver en personalliste også et nyttigt overblik over, hvem der er kommet til, og hvilke roller der stadig mangler at blive registreret.

Skærmbillede 3: fanen Dashboard - Excel-skabelon onboarding excel skabelon — Figur 3: Kalkylblad "Dashboard"

Planlæg hele onboardingforløbet fra start til slut

En effektiv onboarding begynder før den første arbejdsdag. Når forløbet planlægges tidligt, får virksomheden bedre tid til at håndtere dokumenter, udstyr, adgang til systemer og information til teamet. En onboarding Excel-skabelon hjælper med at samle disse aktiviteter i en overskuelig struktur, så både forberedelser og opfølgning bliver synlige. Start med at oprette medarbejderen og angive den forventede startdato. Derefter kan du tilføje opgaver, som skal løses før start, på første dag, i den første uge og senere i den første måned. En opgave kan eksempelvis være at sende velkomstmail, bestille adgangskort, klargøre arbejdspladsen, booke introduktionsmøder eller gennemføre en samtale med lederen. Når opgaverne er konkrete, bliver det lettere at fordele ansvar og følge fremdrift. Det er en fordel at kombinere praktiske, faglige og sociale aktiviteter. Den nye medarbejder skal ikke kun have adgang til de rigtige systemer, men også forstå rollen, teamets arbejdsform og virksomhedens kultur. En mentor kan hjælpe med den daglige introduktion, mens lederen følger op på mål, forventninger og trivsel. Brug skabelonen aktivt gennem hele forløbet. Opdatér status, når en aktivitet er planlagt, i gang eller afsluttet, og skriv kommentarer ved forsinkelser eller ændringer. Efter første uge og første måned kan du bruge opgaveoversigten til at sikre, at relevante opfølgninger er gennemført. Det er også nyttigt at planlægge faste milepæle, så onboarding ikke stopper efter den første dag. Resultatet er en mere sammenhængende proces, hvor den nye medarbejder oplever, at virksomheden er forberedt og engageret.

Få styr på ansvar, opgaver og onboarding-status

Mange onboardingforløb bliver udfordret, fordi ansvaret er uklart. Når flere personer bidrager, kan en opgave let falde mellem to stole. En onboarding Excel-skabelon skaber gennemsigtighed ved at samle ansvarlig leder, mentor og konkrete onboardingaktiviteter i samme løsning. Det gør det nemmere at se, hvem der følger op, og hvilke punkter der stadig mangler. Den ansvarlige leder kan bruge skabelonen til at følge medarbejderens faglige introduktion og de første mål. HR kan holde øje med kontrakter, personaledata, politikker og obligatoriske kurser. Mentoren kan tage sig af den praktiske hverdag, præsentationer og uformelle spørgsmål. Når rollerne er synlige, bliver samarbejdet mere effektivt, og den nye medarbejder får en tydelig kontaktperson i forskellige situationer. Statusfelter gør det muligt at følge hvert forløb fra Planlagt til I gang og videre til Færdig. Du kan også bruge statusser som Afventer eller Forsinket, hvis der mangler en underskrift, en adgang eller en leverance. Sammen med kommentarfeltet giver det et hurtigt billede af, hvad der kræver opmærksomhed. Gennemførelsesgraden er en nyttig indikator, men den bør ikke stå alene. Et forløb kan have mange afsluttede opgaver uden at medarbejderen føler sig helt integreret. Derfor er det vigtigt også at planlægge samtaler, feedback og opfølgning på trivsel. Excel-skabelonen kan fungere som det administrative overblik, mens leder og mentor sikrer den menneskelige del af onboarding. Ved at opdatere data regelmæssigt får virksomheden et bedre grundlag for prioritering. Det bliver lettere at opdage gentagne forsinkelser, forbedre standardprocesser og sikre, at kommende medarbejdere får en ensartet start. Aftal gerne, hvem der opdaterer arket, og hvor ofte status gennemgås, så informationerne forbliver pålidelige.

Skærmbillede 4: fanen Vejledning - Excel-skabelon onboarding excel skabelon — Figur 4: Kalkylblad "Vejledning"

Onboardingbudget og opfølgning i Excel

Onboarding kan medføre udgifter til udstyr, licenser, arbejdstøj, kurser, rejser, introduktionsaktiviteter og andre praktiske behov. Derfor er det nyttigt at følge økonomien som en del af det samlede onboardingforløb. Med felter til forventet onboardingbudget, faktisk forbrug og budgetafvigelse kan onboarding Excel-skabelonen give et enkelt økonomisk overblik. Når en ny medarbejder oprettes, kan du estimere de forventede omkostninger. Det kan være en standardramme for rollen eller et mere præcist beløb baseret på konkrete indkøb. Efterhånden som udgifterne opstår, registreres det faktiske forbrug. Forskellen mellem budget og forbrug viser, om forløbet holder sig inden for den planlagte ramme. En positiv eller negativ afvigelse bør suppleres med en kommentar, så årsagen er dokumenteret. Budgetopfølgning handler ikke kun om at reducere udgifter. Det kan også vise, om nye medarbejdere får de nødvendige ressourcer for at komme godt i gang. Hvis et kursus eller et stykke udstyr mangler, kan en lav udgift være et tegn på, at onboarding ikke er komplet. Økonomiske data bør derfor ses sammen med opgavestatus, gennemførelsesgrad og feedback fra medarbejderen. Skabelonen er især nyttig, når virksomheden har flere samtidige ansættelser eller forskellige onboardingbehov på tværs af afdelinger og byer. Ved at sammenligne forløb kan du identificere typiske omkostninger og forbedre fremtidige budgetter. Du kan også tilpasse kategorierne, hvis organisationen ønsker en mere detaljeret opfølgning. Et dashboard kan give ledelsen et hurtigt overblik over antal medarbejdere, status, kommende startdatoer og samlede afvigelser. Den detaljerede registrering ligger fortsat i arkene, mens dashboardet gør de vigtigste nøgletal lettere at kommunikere og følge op på. Husk at begrænse adgangen til person- og budgetoplysninger efter virksomhedens interne regler, så skabelonen bruges sikkert og ansvarligt.

Når ledelsen allerede følger afvigelser og nøgletal i dashboardet, bliver opfølgningssamtaler et naturligt næste skridt til at koble udvikling, trivsel og konkrete mål sammen.