Kørselsregnskab Excel - Gratis Skabelon

1. Trin 1 — Åbn fanen Kørselsregnskab og indtast hver tur på en ny linje med dato, formål og km tur/retur.
2. Trin 2 — Skriv sats pr. km, bilagsnummer og godkendt af, så du får fuld dokumentation på plads.
3. Trin 3 — Brug fanen Satser og regler til at tjekke den sats, der gælder i 2026, før du bogfører eller afregner.
4. Trin 4 — Gå til Oversigt for at se totaler og følge med i det samlede fradrag.
5. Trin 5 — Brug Vejledning, hvis du er i tvivl om, hvordan felterne skal udfyldes i praksis.
6. Trin 6 — Opdater arket løbende, helst samme dag som turen køres, så du ikke skal genskabe oplysninger senere.

Skabelonen er lavet til den daglige registrering, når du eller dine medarbejdere kører mellem adresser, kunder og opgaver. En tømrermester med 4 ansatte kan for eksempel have 18 ture på en uge, og så er det langt nemmere at samle dem i ét ark end i en bunke sedler og sms’er.

Fanen Kørselsregnskab i billede 1 har kolonner til dato, medarbejder, formål, afgang fra, destination, projektnr./kunde, km tur/retur, sats pr. km, fradragsberettiget beløb, bilag nr., godkendt af og bemærkning. Det er især nyttigt i virksomheder, hvor én person står for både kørsel, bogføring og afregning, fx et mindre VVS-firma eller en enkeltmandsvirksomhed.

Brug den, når kørslen ellers bliver glemt

Hvis du kun registrerer kørsel en gang imellem, ryger der hurtigt ture ud af hukommelsen. Kører du 12 km ud til en kunde og 12 km hjem igen 20 gange på en måned, er det 480 km — og ved en sats på 3,79 kr. pr. km giver det 1.819,20 kr. i fradrag eller godtgørelse.

Oversigten gør månedsslut mere enkel

Fanen Oversigt samler tallene, så du kan se, hvad måneden ender med, uden at bladre gennem hver enkelt linje. Det er praktisk ved lønkørsel, intern afregning eller når du skal gøre klar til bogføring ved månedens slutning.

Kørselsregnskab handler ikke kun om at skrive km ned. Du skal kunne vise, hvem der kørte, hvornår turen fandt sted, hvor turen gik hen, og hvad formålet var, hvis regnskabet skal kunne bruges som dokumentation.

Til erhvervsmæssig kørsel er det normalt vigtigt, at du fører regnskabet løbende og ikke prøver at genskabe det bagefter. I praksis er det en dårlig idé at vente til månedsafslutningen, hvis du har 25-30 ture om ugen, for så bliver både afgangssted og kundeadresse hurtigt upræcise.

Tjek satsen, før du regner videre

Fanen Satser og regler i billede 2 samler den sats, der bruges i skabelonen, så du ikke skal lede andre steder. Hvis du for eksempel kører 1.200 km i en periode og bruger en sats på 3,79 kr. pr. km, lander beløbet på 4.548,00 kr., og det er den type regnestykke, som skal være ens hver gang.

Brug samme metode hver måned

For de fleste er det bedst at bruge én fast sats og samme registreringsform hele perioden. Det giver færre fejl end at skifte mellem manuelle noter, separate Excel-ark og senere oprydning i bogføringen.

Den klassiske fejl er at notere km uden formål eller destination. Når SKAT beder om dokumentation, er 42 km i sig selv ikke nok, hvis du ikke kan vise, om turen gik til en kunde, et værksted eller en leverandør.

En anden fejl er at blande privat og erhverv i samme linje. Hvis du for eksempel kører 28 km i arbejdsøjemed og bagefter 14 km privat, så kan hele turen blive rodet, hvis du bare skriver 42 km uden forklaring.

Små fejl bliver hurtigt til stort bøvl

Et kørselsregnskab med 60 linjer, hvor 10 linjer mangler bilagsnummer eller godkendelse, tager meget længere tid at rydde op i end at føre rigtigt fra starten. I en mindre virksomhed kan det betyde en ekstra time eller to i bogføring hver måned, og det er tid, der kunne være brugt på fakturering eller kundearbejde.

For lidt detalje kan koste fradrag

Hvis du fx har 900 km i en periode, men kun 600 km kan dokumenteres ordentligt, mister du ikke bare oversigt — du mister også en del af det beløb, du ellers kunne have ført korrekt. Derfor er den praktiske løsning at skrive turen ind samme dag, mens den stadig er frisk i hovedet.

Den samme disciplin gør det også lettere at holde styr på, hvem der skylder hvad, og en kundeliste samler kontaktoplysninger og aftaler samme sted.

Den bedste måde at bruge regnearket på er at gøre det til en fast del af din uge. Kører du meget, så læg registreringen ind samme dag som fakturering, intern timeseddel eller bilagsgennemgang.

Hvis du fx har 15-20 ture om ugen, tager det typisk kun få minutter pr. dag at udfylde en linje ad gangen. Det er langt nemmere end at samle 4 ugers kørsel på én gang, hvor du ender med gæt i stedet for fakta.

Gør det let at fortsætte

• Kopiér forrige periodes struktur, så du ikke starter fra nul hver gang.
• Brug samme navne på kunder og adresser hver gang, så oversigten bliver ren.
• Få en fast person til at godkende turene, hvis du er flere om bilen.
• Lav en fast vane for månedens sidste dag, hvor du tjekker total km og beløb.

Når regnearket ikke længere er nok

Hvis du har mange biler, mange ansatte eller kørsel i flere afdelinger, kan et egentligt kørsels- eller ERP-system være bedre. Som tommelfingerregel er du ved at vokse ud af Excel, når du bruger mere tid på at kontrollere data end på at registrere dem.

Når I skal styre flere biler, ansatte og afdelinger, bliver et kundehåndteringssystem ofte det næste naturlige skridt.