Ferieplan Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Ferieplan og skriv medarbejdernavne ind i de rækker, der er gjort klar til det. Brug samme stavemåde hver gang, så overblikket bliver rent.
2. Indtast ferieperioder med start- og slutdato, så du kan se, hvilke uger der bliver pressede. Hold datoerne i samme format, så arket er let at læse.
3. Gå til fanen Opsummering og brug den til at tjekke, hvor meget ferie der er planlagt samlet. Den er god, når du vil se mønstre i løbet af måneden eller året.
4. Brug fanen Instruktioner, hvis en kollega skal overtage arket. Så slipper du for at forklare det hele fra bunden hver gang.
5. Kontrollér, om der er for mange fravær på samme tid i samme afdeling eller uge. Det er bedre at justere tidligt end at opdage hullet dagen før.
6. Opdatér arket løbende, når en ferie bliver flyttet, godkendt eller aflyst. En ferieplan virker kun, når den er ajourført.

Ferieplaner er mest nyttige i små virksomheder, hvor én person ofte både planlægger drift, løn og fravær. En tømrermester med 4 ansatte skal for eksempel kunne se, om der stadig er to mand på plads i uge 29, mens kontoret passer telefon og ordreindgang.

Det samme gælder en webshop med 300 ordrer om måneden. Hvis to medarbejdere tager ferie samtidig, kan leveringstiden hurtigt glide fra 2 dage til 5 dage, og det kan mærkes direkte på kundeservice og omsætning.

Ferieplanen viser, hvor presset bemandingen bliver

Fanen Ferieplan er til den daglige planlægning, hvor du registrerer ferieperioder og kan se, hvem der er væk samtidig. Det er langt bedre end at have ferieønsker liggende i mails, fordi du med det samme ser overlap og kan flytte en uge, før det bliver et problem.

Opsummering gør det nemt at se mønstre

Fanen Opsummering er til det samlede overblik. Har du fx 8 medarbejdere, og 5 af dem ønsker fri i skolernes sommerferie, kan du hurtigt se, at juli bliver jeres kritiske måned, mens april måske er mere fleksibel.

Instruktioner sikrer, at arket bruges ens

Fanen Instruktioner er nyttig, når flere personer skal arbejde i samme fil. Det er især praktisk i et ApS eller en forening, hvor både leder og administrativ medarbejder skal forstå, hvordan ferieplanen opdateres uden at ødelægge strukturen.

Efter ferieloven har en medarbejder som udgangspunkt ret til 5 ugers ferie om året, og feriepenge udgør normalt 12,5 % af den ferieberettigede løn. Det er derfor ikke nok bare at skrive, at folk holder fri; du skal også have styr på, hvor mange dage der reelt er tilbage.

Hvis en medarbejder får 25 feriedage og allerede har brugt 15, er der 10 dage tilbage. Har du 6 ansatte, hvor 3 hver planlægger 2 uger i juli, skal du regne med 30 feriedage væk på én gang, og så bliver bemandingen hurtigt stram.

Planlægning er ikke det samme som registrering

Du kan godt lave en ferieplan i Excel uden at den i sig selv erstatter lønsystemet. Men den hjælper dig med at holde styr på ferieafholdelse, så du kan koordinere med løn, feriepenge og eventuelle ferielister i praksis.

Brug arket før fristerne bliver et problem

I danske virksomheder opstår behovet typisk før feriesæsonerne, ved årsskifte og når sommerferien skal fordeles. Jeg anbefaler, at du opdaterer ferieplanen senest ved hver lønkørsel eller mindst én gang om måneden, så den ikke bliver en gammel ønskeliste.

Den klassiske fejl er, at ferie kun står i en mailtråd eller i en Teams-besked. Når der så kommer sygdom oveni, kan du stå med 2 ansatte væk i samme uge og først opdage det, når telefonen allerede ringer.

En anden fejl er, at man ikke skelner mellem ønsket ferie og godkendt ferie. Hvis 4 personer tror, de har fri i samme uge, kan det koste dig en ekstra vikar eller flere overtimer, og det løber hurtigt op med 250-400 kr. i timen.

Et lille hul i overblikket bliver dyrt

Forestil dig en café med 5 medarbejdere, hvor 2 går på ferie samtidig, og den tredje er på kursus. Hvis du mangler 1 person i 14 dage, kan du nemt miste både salg og tid til oplæring, og så er regnearket pludselig billigere end fejlene.

Fejl i fravær koster også tid

Uden en fælles ferieplan bruger du tid på at lede efter gamle beskeder, spørge rundt og rette i kalenderen flere gange. Det er præcis den slags småfejl, der gør måneden tung, selv om selve arbejdet egentlig er enkelt.

Netop derfor giver det mening at samle næste uges vagter i en plan for vagter, så fravær, kurser og bemanding kan ses i samme overblik.

Den bedste måde at bruge arket på er at koble det til en fast rutine, fx den dag du alligevel laver løn eller gennemgår næste måneds drift. Hvis du sætter 20 minutter af den sidste hverdag i måneden, bliver planen opdateret, før den når at blive glemt.

Gør det let at holde arket levende

• Kopiér næste ferieperiode ind, før du begynder at rette i den gamle.
• Brug samme navne og datoformat hver gang, så arket er nemt at aflæse.
• Markér godkendt ferie med det samme, så ønskelister ikke bliver blandet sammen med aftalte fridage.
• Brug farver konsekvent, så du kan se status på 5 sekunder.

Hvornår skal du videre fra Excel?

Hvis du har mange afdelinger, skiftehold eller mere end 20 medarbejdere, er du ofte ved at vokse ud af et almindeligt regneark. Så er et egentligt HR- eller vagtplansystem bedre, fordi du får adgangsstyring, historik og færre manuelle rettelser.

Når antallet af medarbejdere vokser, bliver det også mere relevant at have en skabelon til tidsregistrering, så timer og ændringer kan følges mere systematisk end i et almindeligt ferieark.