Feriebudget Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Feriebudget, og erstat titlen Sommerferie 2026 Mallorca med destinationen for din egen ferie.
2. Gennemgå rækkerne i kolonnerne Kategori og Beskrivelse. Ret eller tilføj poster som transport, overnatning, mad, aktiviteter og forsikring.
3. Skriv det forventede beløb i Budgetteret (kr.). Brug ét samlet beløb pr. post, så totalerne bliver nemme at kontrollere.
4. Indtast den faktiske betaling i Faktisk (kr.), når du har købt billetten, betalt hotellet eller brugt penge på ferien.
5. Kontrollér Difference (kr.), Forbrugt (%) og Status efter hver større betaling. Det viser, om du holder dig inden for budgettet.
6. Udfyld Dato og Betalt af, så du kan se, hvornår udgiften blev betalt, og hvem i gruppen der lagde ud.
7. Åbn fanen Oversigt for at se den samlede fordeling, og brug fanen Vejledning, hvis du er i tvivl om en kolonne eller arbejdsgangen.

Et feriebudget bliver især nyttigt, når flere personer deler udgifterne. En familie med to voksne og tre børn kan bruge én række til fly, én til hotel og separate rækker til mad, oplevelser og lokal transport. En vennegruppe kan samtidig bruge kolonnen Betalt af til at dokumentere, hvem der lagde ud.

I fanen Feriebudget (billede 1) står hver udgift på sin egen række. Du kan se Nr., Kategori, Beskrivelse, Budgetteret (kr.), Faktisk (kr.), Difference (kr.), Forbrugt (%), Status, Dato og Betalt af. Det er mere præcist end at skrive et samlet beløb som ferie, fordi du kan se, om det er hotellet eller lommepengene, der løber fra planen.

Før afrejse

Inden afrejse lægger du de forventede beløb ind. I eksemplet er flybudgettet 4.800 kr., hotellet 9.500 kr. og billeje 1.800 kr. De tre poster giver 16.100 kr., før du har regnet mad, udflugter og lommepenge med.

Den samlede eksempelrejse har et budget på 24.850 kr. Hvis familien har 20.000 kr. på ferieopsparingen, mangler der 4.850 kr. allerede før afrejse. Det er netop den slags forskel, et regneark gør synlig, mens der stadig er tid til at vælge et billigere hotel eller skære en aktivitet fra.

Under og efter rejsen

På rejsen indtaster du de faktiske beløb løbende. Et hotel, der ender på 9.200 kr., ligger 300 kr. under budgettet, mens flyene på 5.100 kr. ligger 300 kr. over. I fanen Oversigt (billede 2) kan du se den samlede udvikling uden at gennemgå alle rækker igen.

En privatperson kan bruge skabelonen til én ferie, mens en kasserer i en forening kan tilpasse den til en tur med medlemmer. Den er også praktisk for en kontoransvarlig, der arrangerer en firmatur, men ved større rejser med mange bilag bør du supplere med et egentligt bilagsark.

Et privat feriebudget er ikke et officielt regnskab, men danske betalings- og skatteregler har betydning for flere poster. Ved køb af rejser i Danmark er moms som udgangspunkt 25 %, mens flybilletter, hotel og rejser i udlandet kan være prissat efter andre nationale regler eller særlige rejseordninger. Derfor bør du budgettere med det beløb, der faktisk skal hæves fra kontoen.

Hvis rejsen betales gennem en dansk virksomhed, skal private ferieudgifter holdes adskilt fra virksomhedens bogføring. En enkeltmandsvirksomhed kan ikke bare føre familiens hotelophold som en erhvervsudgift, og et ApS skal kunne dokumentere, hvis en rejse har et reelt erhvervsmæssigt formål. Ferie for ejeren eller familien skal normalt behandles som privat betaling eller løn/udlodning efter reglerne.

Dokumentér de poster, der kan blandes sammen

Gem bookingbekræftelser, kvitteringer og kontoudtog, hvis en del af rejsen skal refunderes af en arbejdsgiver, en forening eller et selskab. En restaurantregning på 1.200 kr. og en privat middag på 900 kr. bør ikke lægges på samme række, hvis kun den første kan dokumenteres som en fælles aktivitet.

Ved en firmarejse skal du også skelne mellem udlæg og skattepligtige personalegoder. Et udlæg på 650 kr. for en medarbejders billet er ikke det samme som en privat feriebetaling, og felterne Dato og Betalt af hjælper med at holde de to ting adskilt.

Brug budgettet til at kontrollere betalingerne

Betalingskort, bankoverførsel og kontant betaling bør registreres med dato, selv om skabelonen ikke er et kontoudtog. Hvis fire personer hver betaler 2.500 kr. til en fælles rejse, skal du kunne se 10.000 kr. i samlet indbetaling eller udlæg. Det er bedre at kontrollere beløbet i Excel end at stole på hukommelsen ved hjemkomsten.

Min klare anbefaling er at budgettere i danske kroner, også når hotellet opkræver euro. Et hotel på 1.200 euro ved en budgetkurs på 7,50 kr. svarer til 9.000 kr.; hvis kortbetalingen ender på 9.180 kr., skal det faktiske beløb være 9.180 kr. i kolonnen Faktisk (kr.).

Når den faktiske betaling på 9.180 kr. skal stemme med det planlagte, minder det om behovet for en skabelon til gældsafvikling, hvor beløb og afvikling også må følges nøjagtigt.

Den mest almindelige fejl er, at du kun skriver de store poster ind. Fly og hotel kommer med, men transfer, bagage, drikkepenge, snacks og taxa forsvinder i småbetalinger. På en ferie med 14 dage kan 150 kr. om dagen til småforbrug blive til 2.100 kr., selv om hver enkelt betaling føles ubetydelig.

Budgettet bliver stående, mens virkeligheden ændrer sig

En anden fejl er at udfylde Budgetteret (kr.) før afrejse og aldrig opdatere Faktisk (kr.). I eksemplet koster mad og drikke 3.600 kr. mod et budget på 3.200 kr. Det er 400 kr. i overforbrug, svarende til 12,5 % over planen. Hvis du først opdager det på hjemrejsedagen, er det for sent at justere andre poster.

Brug derfor Difference (kr.) og Forbrugt (%) som kontrolfelter. En flybillet på 5.100 kr. mod 4.800 kr. giver 300 kr. i overskridelse, mens udflugter på 1.350 kr. mod 1.500 kr. giver 150 kr. i luft. Det er bedre at flytte 150 kr. fra udflugter til mad i tide end at diskutere, hvem der skal betale efter ferien.

Flere betaler, men ingen ved hvem

Ved fælles ferier opstår der hurtigt rod, hvis Betalt af ikke udfyldes. Forestil dig, at Mette har betalt fly for 5.100 kr., Lars hotel for 9.200 kr., og Anne mad for 3.600 kr. Uden registrering er det svært at se, om udgifterne skal deles lige, eller om nogen allerede har lagt væsentligt mere ud.

En simpel ligedeling af de tre poster giver 17.900 kr. i alt og 4.475 kr. pr. person ved fire deltagere. Hvis Mette kun har betalt flyet, har hun lagt 625 kr. mere ud end sin andel, mens Lars har lagt 4.725 kr. mere ud. Tallene er ikke et automatisk mellemregningssystem, men de viser tydeligt, hvor behovet for afregning ligger.

For mange detaljer gør arket ubrugeligt

Den modsatte fejl er at oprette én række for hver kaffe, is og busbillet. Ved 80 småbetalinger bliver arket langsomt at vedligeholde, og du holder op med at bruge det. Min anbefaling er at samle småforbrug pr. dag eller kategori, men beholde særskilte rækker for fly, hotel, billeje og større aktiviteter.

Et feriebudget virker kun, hvis du bruger det på faste tidspunkter. Sæt 20 minutter af, når rejsen bestilles, 10 minutter hver søndag frem mod afrejse og fem minutter efter hver større betaling. Det er langt mindre arbejde end at rekonstruere 30 betalinger fra netbank og kvitteringer efter ferien.

Lav tre korte kontrolpunkter

• Ved bestilling: udfyld fly, hotel, transport og forsikring i fanen Feriebudget. Et samlet startbudget på 24.850 kr. bliver dit referencepunkt.
• En uge før afrejse: kontrollér at alle reserverede beløb er med, og at betalingsdato og Betalt af er udfyldt, hvor pengene allerede er trukket.
• Under ferien: registrér større køb samme dag og saml små kontantkøb i en daglig post. Så holder du overblikket uden at bruge hele aftenen på administration.

Brug fanen Oversigt (billede 2) ved den ugentlige kontrol. Den giver et samlet blik på kategorierne, mens fanen Vejledning (billede 3) fungerer som en kort forklaring på felterne. Gem en ny kopi, hvis du vil bevare den oprindelige rejseplan.

Vælg enkelhed frem for overdreven præcision

For de fleste familier er én række pr. hovedudgift den bedste løsning. En opdeling i 200 rækker giver ikke bedre styring, hvis ingen indtaster dem. Brug i stedet 8-15 poster, og opret kun en ekstra række, når beløbet eller betaleren er væsentlig.

Når du kopierer skabelonen til en ny ferie, bør du ændre destinationen i overskriften og gennemgå alle kategorier. En weekendtur med et budget på 6.000 kr. kræver ikke samme struktur som en fireugers rejse på 45.000 kr.

Du er vokset ud af arket, når flere personer skal indtaste samtidig, når du har mange rejser på én gang, eller når du skal håndtere avanceret valutakonvertering og automatisk afregning. Indtil da er Excel et praktisk valg, fordi du kan se og tilpasse alle poster uden abonnement eller kompliceret opsætning.

Når feriearkets poster allerede er blevet detaljerede, er det ofte naturligt også at samle de faste udgifter i en skabelon til månedsbudget for at holde styr på økonomien mellem rejserne.