Bestillingsliste Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Bestillinger og udfyld én række pr. varelinje. Brug bestillings-ID, dato, leverandør og varenavn, så du kan finde ordren igen.
2. Indtast antal, enhed, enhedspris og rabat. Skabelonen beregner selv linjesum, moms og total, så du undgår håndregning.
3. Angiv forventet levering og faktisk levering, når varen kommer. Så kan du hurtigt se forsinkelser og følge op på leverandører.
4. Opdater status til fx bestilt, leveret eller annulleret. Det gør oversigten i dashboardet mere brugbar i hverdagen.
5. Brug fanen Leverandører til stamdata som navn, CVR-nummer, kontaktperson og betalingsbetingelser. Så genbruger du de samme oplysninger hver gang.
6. Læs fanen Dashboard ved ugens eller månedens afslutning. Her får du et hurtigt overblik over antal bestillinger, åbne ordrer og leveringer.
7. Brug Vejledning, hvis du er i tvivl om felterne, eller hvis en kollega skal overtage arket.

Skabelonen passer bedst til dig, der bestiller varer løbende og vil have styr på hver linje uden at bygge et stort system. En kontoransvarlig i et håndværkerfirma kan fx registrere 25 bestillinger om ugen, mens en webshop måske har 300 ordrelinjer om måneden.

Fanen Bestillinger er den vigtigste. Her ligger kolonnerne for bestillings-ID, dato, leverandør, varekategori, varenavn, antal, enhed, pris, rabat, moms og status, så du kan arbejde systematisk fra første klik.

Når du bestiller til drift eller lager

Hvis du driver et VVS-firma med 4 montører, kan du hurtigt miste overblikket, når der bestilles fittings, pumper og reservedele fra flere leverandører. Med arket kan du se, om en ordre på 12.500 kr. ekskl. moms er sendt, leveret eller stadig mangler.

Når flere personer bestiller på samme konto

Har du to eller tre indkøbere, er det praktisk at udfylde feltet Ansvarlig. Så kan du se, hvem der har lavet en bestilling, og hvem der skal følge op, hvis en levering er forsinket med 3 dage.

Når du vil bruge dashboardet til hurtig kontrol

Dashboard-fanen samler status, så du ikke skal gennem hele listen hver gang. Det er især nyttigt ved månedsluk, hvor du vil kende værdien af åbne ordrer og se, om der mangler levering på varer til 48.000 kr. i alt.

Bestillingslisten er ikke en faktura, men den hjælper dig med at holde styr på beløb før og efter moms. I Danmark er momsen 25 %, så en varelinje på 2.000 kr. ekskl. moms bliver 2.500 kr. inkl. moms.

Det er smart at bruge samme struktur hver gang, fordi du så lettere kan matche bestilling, leveringssedel og faktura. Det er især vigtigt, hvis du bogfører selv og vil undgå at betale en regning to gange eller mangle et bilag ved årsafslutning.

Hvorfor CVR-nummer og leverandørnavn er vigtige

Hvis du køber ind fra et ApS eller en grossist, skal leverandøroplysningerne være tydelige, så du kan finde den rigtige faktura igen. Feltet CVR-nummer gør det lettere at afstemme, især når samme koncern har flere afdelinger.

Sådan bruger du tallene i praksis

Bestiller du 8 varer à 375 kr. ekskl. moms med 10 % rabat, kan du hurtigt se, at nettobeløbet før moms bliver 2.700 kr. i stedet for 3.000 kr. Den slags beregning er nyttig, når du vil sammenligne leverandører og holde øje med bruttoindkøb.

Den klassiske fejl er, at man kun skriver varenavn og pris, men glemmer dato, leverandør eller status. Så ender du med et ark, der ser pænt ud, men som ikke kan bruges, når du står med en forsinket ordre på 18.750 kr.

En anden fejl er at blande bestillinger til drift, lager og privat brug i samme linje. Så bliver det svært at se, hvad der er virksomhedsudgift, og hvad der er en privat udlægssag, og det giver bøvl i bogføringen.

Når leveringstid ikke bliver fulgt op

Hvis du ikke registrerer forventet og faktisk levering, opdager du først problemet, når kunden ringer. Ved 20 forsinkede ordrelinjer på en måned kan det koste flere timer i opkald, ombestillinger og akutkøb.

Når status ikke bliver opdateret

Et gammelt ark med 40 åbne linjer, hvor halvdelen reelt er leveret, er næsten værre end slet ingen liste. Derfor er det klogere at bruge statusfeltet konsekvent og afslutte linjer, når varen er modtaget.

Den samme konsekvens gælder for beholdningen, hvor et opdateret overblik over inventar gør det langt lettere at se, hvad der faktisk er modtaget og afsluttet.

Den bedste rutine er at opdatere arket på samme tidspunkt hver dag eller hver uge, fx efter indkøb eller ved fredag middag. Hvis du kobler det til din normale gennemgang af leverancer, bliver det langt lettere at holde listen ajour.

Tre vaner der virker i praksis

• Kopiér sidste uges struktur, hvis du arbejder i faste indkøbsmønstre.
• Udfyld bestillings-ID med det samme, så du kan søge i arket senere.
• Brug samme statusord hver gang, fx bestilt, leveret og annulleret.

Når Excel ikke længere er nok

Hvis du har mange brugere, mange varelinjer og behov for automatisk lagerstyring, er du ved at vokse ud af regnearket. Som tommelfingerregel begynder det at blive tungt, når du passerer 500-1.000 aktive linjer og skal have rettigheder, logning og integrationer.

Så bliver næste skridt ofte et lagerstyringsark, hvor rettigheder, logning og flere varelinjer kan samles uden at miste overblikket.