Varelager Excel - Gratis Skabelon

1. Åbn fanen Varelager og indtast hver vare på sin egen linje med varenr., navn og kategori.
2. Udfyld startbeholdning, modtaget i perioden og solgt i perioden, så aktuel beholdning kan følges løbende.
3. Angiv indkøbspris og salgspris pr. enhed. Så kan du hurtigt se både lagerværdi og dækningsbidrag.
4. Sæt minimumslager og genbestillingspunkt, så du får et klart signal, når en vare skal bestilles igen.
5. Brug fanen Lageroversigt til at få overblik over de vigtigste nøgletal uden at bladre gennem alle varelinjer.
6. Opdatér filen fast ved månedsluk eller vareoptælling, så tallene passer til det, der faktisk står på hylderne.
7. Læg fanen Vejledning ind som opslagsark, hvis du er i tvivl om, hvordan kolonnerne skal udfyldes.

Skabelonen er lavet til dig, der skal holde styr på varer uden at bruge et tungt lagersystem. En håndværker med 150 reservedele, en webshop med 300 ordrer om måneden eller en lille butik med 400 varenumre kan hurtigt miste overblikket, hvis beholdningen kun står i hovedet eller i et gammelt ark.

På fanen Varelager ser du kolonnerne varenr., varenavn, kategori, leverandør, lagerlokation og enhed. Derudover ligger der felter til startbeholdning, modtaget i perioden, solgt i perioden og aktuel beholdning, så du kan regne frem til, hvad der faktisk er tilbage.

Hvad billederne viser

Billede 1 viser den røde titelbjælke og de 19 kolonner på registreringsfanen. Billede 2 viser en oversigt med de vigtigste nøgletal, og billede 3 samler vejledningen, så du ikke skal gætte dig frem, når du udfylder arket.

Et konkret eksempel: Har du 80 skruemaskine-batterier på lager, modtager 25 og sælger 30, lander du på 75 stk. i aktuel beholdning. Med en minimumsgrænse på 20 stk. og et genbestillingspunkt på 40 stk. kan du se, at varen stadig er sund, men snart skal følges tæt.

Når du arbejder med lager i en virksomhed, hænger det tæt sammen med bogføringsloven og dit årsregnskab. Du skal kunne dokumentere dine varekøb med bilag, og dine lageropgørelser skal være så klare, at de kan bruges til periodisering og regnskabslukning.

I praksis betyder det, at du skal kunne forklare, hvorfor lagerværdien er som den er, især ved årsafslutning. Hvis du har 120 varer á 85,00 kr., er lagerværdien 10.200,00 kr., og det tal skal passe med din beholdning og dine indkøb.

De tal, der betyder mest ved årsafslutningen

For en mindre virksomhed er det normalt nok at arbejde med kostpris og en enkel lageropgørelse, så længe du kan dokumentere tallene. Du skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år, og derfor er det en klar fordel at have lagerdata samlet i én fil frem for spredt på noter og mails.

Har du et varelager på 250.000,00 kr. ved regnskabsårets slutning, påvirker det direkte din resultatopgørelse og din balance. Jeg vil klart vælge en enkel Excel-skabelon frem for manuelle opgørelser, så længe vareantallet er overskueligt og du selv kan tælle varerne op uden fejl.

Den klassiske fejl er at skrive salg ind, men glemme modtagelserne. Så ser lageret lavere ud, end det er, og du bestiller dobbelt hjem — eller endnu værre: du tror, du har varer, som i virkeligheden er solgt for flere dage siden.

Et eksempel: Hvis du har 60 enheder á 240,00 kr. på et produkt og registrerer 20 for lidt i beholdningen, undervurderer du lageret med 4.800,00 kr. Det giver et skævt billede af både likviditet og dækningsbidrag, og det kan mærkes i regnskabet.

Når lagerfejl koster tid og penge

En webshop med 300 ordrer om måneden kan hurtigt få 10-15 fejlregistreringer, hvis der ikke er faste rutiner. Det betyder ekstra kundeservice, returvarer og genkøb, og det er typisk billigere at bruge 10 minutter om dagen på opdatering end at rydde op i fejl én gang om måneden.

Jeg ser også ofte, at minimumslageret er sat for lavt. Hvis du sælger en vare for 149,00 kr. og har en bruttoavance på 60,00 kr. pr. stk., kan bare 5 udsolgte salg koste 300,00 kr. i mistet avance — og det er før du tæller frustrerede kunder med.

Når 5 udsolgte salg allerede har kostet 300,00 kr. i mistet avance, er næste skridt ofte at få salget dokumenteret korrekt med en fakturaskabelon.

Brug skabelonen samme dag hver uge eller ved månedsluk, ellers bliver den hurtigt glemt. For mange små virksomheder er fredag eftermiddag eller den sidste bankdag i måneden det mest realistiske tidspunkt, fordi der alligevel laves status på ordrer, indkøb og kasse.

Tre enkle vaner, der virker

• Opdatér modtaget og solgt i perioden på én fast dag, så du altid arbejder med friske tal.
• Brug en fast struktur for varenr. og kategorier, så du kan sortere hurtigt ved optælling.
• Sæt en intern grænse, hvor du gennemgår varer med status skal bestilles hver uge.

Hvis du kommer over 500 varenumre eller skal styre flere lokationer og mange batcher, er du ofte vokset ud af et regneark. Så er det typisk bedre med et egentligt lagersystem, men for mindre virksomheder er Excel stadig den hurtigste og billigste løsning.

Ved skiftet til et egentligt lagersystem er overblikket over beholdningen det første, der skal være helt på plads, og en inventarliste samler derfor varenumre, lokationer og status i ét overblik.