Inventarliste Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Inventarliste og udfyld varenr., varenavn, kategori, lokation og enhed. Det er her, du lægger grunddata ind for hver vare.
2. Indtast kostpris ekskl. moms, salgspris ekskl. moms og antal på lager. Brug ensartede priser, så lagerets værdi bliver sammenlignelig.
3. Angiv minimumslager og genbestillingspunkt. Så kan du hurtigt se, hvilke varer der skal købes ind igen.
4. Tilføj leverandør, så du ikke skal lede efter kontaktoplysninger, når du mangler varer akut.
5. Gå til Lageroversigt og brug den som din tjekliste ved optælling. Her får du et bedre overblik over beholdningen.
6. Brug Dashboard til at følge de vigtigste nøgletal. Det er den nemme måde at se, om lageret er for stort eller for småt.
7. Læs Vejledning, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal bruge fanerne i praksis.

Fanen Inventarliste er den praktiske kerne i skabelonen. Her registrerer du hver vare med varenr., varenavn, kategori, lokation, enhed, kostpris, salgspris, antal på lager, minimumslager, genbestillingspunkt og leverandør.

Det er typisk kontoransvarlige, lagerfolk og ejere af små virksomheder, der sidder med den. En tømrermester med 4 ansatte kan fx have 80 forskellige varer og reservedele, mens en webshop med 300 ordrer om måneden hurtigt får brug for faste felter for at undgå dobbeltbestillinger.

Hvornår den bliver brugt i praksis

Du bruger den ved modtagelse af varer, ved optælling og når du tjekker, om noget er ved at nå ned til genbestillingspunktet. Hvis du har 25 varer, der ligger under minimumslager, kan du se det med det samme i stedet for at opdage det, når kunden allerede har bestilt.

Et konkret eksempel med tal

Hvis du har 120 stk. á 48,00 kr. i kostpris, ligger der 5.760,00 kr. bundet i den vare. Har du 18 forskellige varer med tilsammen 96.000,00 kr. i lager, er det et tydeligt signal om, at likviditet og bruttoavance hænger tæt sammen.

Hvem der får mest ud af løsningen

En enkeltmandsvirksomhed får mest ud af en enkel struktur, hvor alt kan opdateres på få minutter. I et ApS med flere ansatte er fordelen, at alle kan arbejde efter samme liste i stedet for at lave hver sin version.

Lager er ikke bare en praktisk liste. I regnskabet skal du kunne dokumentere dine beholdninger, og efter bogføringsloven skal bilag og dokumentation som udgangspunkt opbevares i 5 år. Har du varer på lager ved årets udgang, skal de også kunne forklares i din årsregnskab eller interne opgørelse.

For mange små virksomheder er det nok at bruge kostpris ved den løbende registrering og lave en varelageropgørelse ved årsafslutning. Har du 200 enheder á 75,00 kr., er lagerets kostpris 15.000,00 kr. Det er enkelt, og det er normalt den nemmeste praksis, når du ikke har et stort ERP-system.

FIFO og nedskrivning

Hvis du arbejder med varer, der bliver for gamle eller går af mode, er FIFO-princippet ofte den mest logiske måde at holde styr på udgående varer på. Har du fx 50 ældre enheder, som kun kan sælges til halv pris, skal du være opmærksom på lagernedskrivning, så beholdningen ikke står for højt i regnskabet.

Hvad du bør gøre i praksis

Brug samme metode hele året, så dine tal kan sammenlignes. Skifter du mellem forskellige opgørelsesmetoder fra måned til måned, bliver både dashboard og resultatopgørelse hurtigt misvisende.

Den klassiske fejl er et lager, der ser pænt ud på papiret, men ikke passer med virkeligheden. Når du mangler 12 varer i hylden og først opdager det efter kundens ordre, mister du både salg og tid på at rette op.

En anden fejl er dobbeltregistrering. Hvis en vare står to steder med hver sit antal, kan du ende med at tro, at du har 40 stk., selv om du kun har 22. Det kan let give et fejlkøb på 5.000,00 kr. eller mere, hvis du bestiller for meget hjem.

Når genbestilling sker for sent

Har du et minimumslager på 15 og et genbestillingspunkt på 20, men glemmer at opdatere listen, kan du hurtigt komme under nul i praksis. For en vare med dækningsbidrag på 180,00 kr. pr. stk. kan 10 manglende salg koste 1.800,00 kr. direkte på bundlinjen.

Når prisen bliver sat forkert

Hvis kostpris og salgspris ikke er opdateret, får du et falsk billede af likviditet og avance. Et lager med 60 varer, hvor prisen er 15,00 kr. for lav på hver vare, skjuler 900,00 kr. i værdi — og det er kun på én varelinje.

Det, der typisk går galt i små virksomheder

Det er især små virksomheder, der bliver ramt, fordi lageret ofte styres af én person ved siden af alt det andet. Jo færre faste rutiner, jo større risiko for fejl ved optælling, levering og indkøb.

Den bedste måde at bruge skabelonen på er at koble den til en fast opgave, du allerede har. Det kan være mandag morgen, månedens sidste fredag eller dagen før du bestiller varer hjem.

Hvis du bruger 10 minutter hver uge, bliver det til cirka 8 timer om året. Det er langt billigere end at rydde op i en rodet lagerliste efter en hel sæson.

Små rutiner, der virker

• Kopiér forrige periodes tal, og ret kun det, der har ændret sig.
• Brug ens navngivning på varer, så du ikke får tre forskellige versioner af samme vare.
• Markér lave beholdninger med farver, så du ser problemer med det samme.
• Lav optælling i forbindelse med månedsafslutning, så lager og bogføring passer bedre sammen.

Når regnearket ikke længere er nok

Hvis du har mange varenumre, flere lokationer og ansatte, der skal registrere samtidigt, er det ofte tid til et egentligt lagersystem. Som tommelfingerregel begynder Excel at knibe, når du skal styre mange bevægelser dagligt og samtidig bruge data til indkøb, salg og regnskab.

Når Excel begynder at knibe med mange bevægelser dagligt, giver en lagerstyringsskabelon et mere samlet overblik over varer, lokationer og genbestillinger.