Kassekladde Excel - Gratis Skabelon
Kassekladde til daglig bogføring med bilag, moms, modkonto og afstemning. Til små virksomheder, foreninger og bogholderi.
En kassekladde er et regneark til daglig bogføring, hvor du samler bilag, konti, moms og afstemning ét sted. Skabelonen indeholder fanerne Kassekladde, Kontoplan, Oversigt og Vejledning, så du kan bogføre og tjekke tallene uden at rode i flere filer.
Den er lavet til dig, der selv fører bogføringen i en enkeltmandsvirksomhed, et lille ApS eller en forening. Fanen Kassekladde viser de felter, du skal udfylde pr. postering, mens Oversigt samler nøgletal, og Vejledning forklarer, hvordan du bruger arket i praksis.
I praksis er det her især nyttigt ved månedsluk, momsafstemning og årsafslutning, hvor bilagene skal være på plads. Med en fast kassekladde slipper du for at bogføre efter hukommelsen og kan hurtigt se, om debet og kredit stemmer.
De vigtigste fordele ved denne Excel-skabelon
- Samler dato, bilagsnummer, tekst, konto og modkonto i én række pr. postering.
- Gør det lettere at beregne moms, fordi momsgrundlag, momsprocent og momsbeløb står i samme linje.
- Hjælper dig med at se fejl hurtigt, fordi kolonnen Afstemt? viser, om posten er kontrolleret.
- Sparer tid ved månedens bogføring, når du kan registrere alle bilag løbende i stedet for at samle dem bagefter.
- Giver et bedre grundlag for resultatopgørelse og balance, fordi konti og beløb er struktureret ens hver gang.
- Passer godt til små virksomheder, hvor 20-50 bilag om måneden stadig kan håndteres i Excel uden et dyrt system.
- Gør det nemmere at finde igen, hvad 1.250,00 kr. eller 12.500,00 kr. egentlig dækkede, når du skal svare på spørgsmål senere.
Trin-for-trin guide
- Start i fanen Kassekladde og registrér hver postering på sin egen række. Brug dato, bilagsnr., tekst og kontonummer, så du kan finde bilaget igen.
- Udfyld debet eller kredit og skriv momsgrundlaget, hvis posten er momspligtig. Ved 25 % moms på 1.000,00 kr. bliver momsen 250,00 kr.
- Slå kontoen op i fanen Kontoplan, så kontonavn og modkonto bliver rigtige. Det er hurtigere end at gætte, og du undgår fejl i regnskabet.
- Tjek fanen Oversigt for at se, om beløbene hænger sammen. Hvis du har 48 posteringer og 2.000,00 kr. i differencer, er der næsten altid en række, der er sat forkert ind.
- Brug Vejledning, når du er i tvivl om rækkefølgen. Det er nemmere at følge en fast proces end at rette 12 småfejl bagefter.
- Afstem arket ved hver månedsafslutning. Når saldoen stemmer med bank og bilag, er du klar til moms og videre bogføring.
Inkluderade funktioner
Sådan bruger du en kassekladde i den daglige bogføring
En kassekladde bruger du, når du vil bogføre løbende i stedet for at vente til kvartalsafslutning eller årsregnskab. Fanen Kassekladde i skabelonen har 13 kolonner, og den er bygget til, at du kan registrere et bilag på én linje og stadig holde styr på debet, kredit og moms.
Et konkret eksempel: 18 fakturaer à 2.500,00 kr. ekskl. moms giver 45.000,00 kr. i salg og 11.250,00 kr. i salgsmoms ved 25 %. Det er præcis den slags oversigt, du har brug for, når du skal afstemme banken og se, om bogføringen er fulgt med omsætningen.
Brug den især ved faste månedlige rutiner
En kontoransvarlig i et VVS-firma med 4 ansatte kan typisk samle 30-40 bilag om måneden fra leverandører, løn og småindkøb. Når alt står i samme kassekladde, er det langt lettere at finde de 3 posteringer, der mangler en modkonto, end at lede i 5 forskellige Excel-ark.
Kontoplanen gør forskellen i praksis
Fanen Kontoplan er den del, der holder orden i kontonumrene. Hvis du fx bruger 5800 til kontorartikler og 6900 til småanskaffelser, slipper du for at blande driftsomkostninger sammen og kan bedre se, om en måned ender 4.000,00 kr. dyrere end normalt.
Det siger bogføringsloven om dine bilag og din opbevaring
Efter bogføringsloven skal du kunne dokumentere dine posteringer, og bilag skal opbevares i 5 år. Den digitale bogføring er obligatorisk for mange virksomheder, og derfor er en kassekladde i Excel kun en arbejdsfil, mens bilagene stadig skal gemmes systematisk.
Hvis du eksempelvis har 120 bilag om året, og 15 af dem mangler dato eller bilagsnummer, får du hurtigt problemer ved kontrol. En postering på 9.800,00 kr. uden ordentlig dokumentation kan blive underkendt, og så ryger både fradrag og overblik.
Momsreglerne er faste, og det er her, mange laver fejl
I Danmark er moms 25 %, og momsregistrering er obligatorisk, når omsætningen passerer 50.000,00 kr. årligt. Har du fx en lille webshop med 300 ordrer om måneden á 199,00 kr. ekskl. moms, ligger du på 59.700,00 kr. om måneden, og så er momsafregning ikke noget, du kan springe over.
Vælg den enkle model, hvis du er lille
For en enkeltmandsvirksomhed med 250.000,00 kr. i årligt overskud er det ofte nok med en enkel kassekladde og en klar kontoplan. Et ApS kræver 40.000,00 kr. i selskabskapital, så den løsning giver først mening, når du også vil have begrænset hæftelse og mere formel struktur.
De fejl i kassekladden, der koster tid og penge
Den dyreste fejl er ikke en forkert farve i arket, men en postering der står i den forkerte kolonne. Hvis 7 bilag á 1.200,00 kr. bliver lagt i kredit i stedet for debet, kan du ende med en difference på 8.400,00 kr., og så bruger du en time eller to på at finde fejlen.
En anden klassiker er momsgrundlag uden momsbeløb. Har du 4 fakturaer på 3.000,00 kr. ekskl. moms og glemmer at skrive 750,00 kr. pr. faktura i moms, bliver afstemningen skæv med 3.000,00 kr. på én gang.
Afstemning uden system koster dyrt
Mange små virksomheder opdager først fejlen ved månedsafslutning, og så er bilaget væk, bankposteringen glemt eller modkontoen sat forkert. Det kan hurtigt betyde 2-3 timers ekstra arbejde, og i en travl hverdag er det en reel omkostning.
Fejl i kontoplanen giver gentagne problemer
Hvis kontoplanen er rodet, gentager du de samme fejl måned efter måned. En udgift på 650,00 kr. kan fx ende både under kontorartikler, driftsomkostninger og småanskaffelser, og så bliver din resultatopgørelse ubrugelig som styringsværktøj.
Sådan får du kassekladden ind som fast rutine
Den bedste løsning er at bogføre på et fast tidspunkt, fx hver fredag kl. 14 eller den første hverdag efter lønkørsel. Har du 40 bilag om måneden, tager det typisk 20-30 minutter at føre dem løbende, men det samme kan let blive 2 timer, hvis du venter til sidst i måneden.
Brug de små genveje i skabelonen
- Kopiér sidste måneds faneblad, så du bevarer struktur og kontonumre.
- Brug den samme rækkefølge på bilag, så du finder dem hurtigere igen.
- Hold dine konti faste, så du ikke skal vælge mellem 12 næsten ens konto-tekster.
- Markér afstemte linjer med det samme, så du ikke genbesøger dem senere.
Hvis du begynder at have 500+ posteringer om måneden, flere medarbejdere og mange debitorer, er du nok vokset ud af Excel. Så er det tid til et egentligt bogføringssystem med automatisk bankimport, men for de fleste små virksomheder er en kassekladde stadig den nemmeste vej.
Vanliga frågor om denna mall
Du bruger en kassekladde til at samle daglige posteringer, så du kan bogføre systematisk med dato, bilagsnummer, konto, modkonto og moms. Den er særlig nyttig, når du selv vil holde styr på 20-100 bilag om måneden uden at miste overblikket.
Skabelonen har kolonnerne Dato, Bilagsnr., Tekst, Konto, Kontonavn, Debet (kr.), Kredit (kr.), Momsgrundlag (kr.), Moms %, Moms (kr.), Modkonto, Afstemt? og Bemærkning. Det giver dig en fuld linje pr. postering, så du kan afstemme bagefter.
Du skriver momsgrundlaget i den relevante kolonne og bruger 25 % som momsprocent, hvis posten er momspligtig. Ved 2.000,00 kr. ekskl. moms bliver momsen 500,00 kr., og den samlede betaling 2.500,00 kr.
Til den løbende registrering ja, men du skal stadig sikre, at bilag, kontoplan og afstemning hænger sammen. Kassekladden er et arbejdsredskab, mens den endelige bogføring skal kunne dokumenteres efter bogføringsloven.
Når du nærmer dig mange posteringer hver måned, flere brugere eller behov for automatisk bankafstemning, bliver Excel tungt. Har du fx 300-400 posteringer om måneden, er et rigtigt system ofte mere effektivt end at vedligeholde arket manuelt.
Ja, en kasserer i en forening kan bruge den til medlemskontingenter, udgifter og afstemning af bankkontoen. Hvis foreningen fx har 150 medlemmer og 2.500,00 kr. i månedlige udgifter, er en enkel kassekladde ofte nok til at holde styr på pengene.