Hvad kan en forsendelsesoversigt Excel-skabelon bruges til?

Den kan bruges til at registrere og følge ordrer fra afsendelse til levering. Du kan holde styr på kunder, datoer, transportører, trackingnumre, status, vægt, antal kolli og fragtomkostninger.

Hvilke virksomheder kan bruge skabelonen?

Skabelonen passer til webshops, grossister, distributører, lagerafdelinger og mindre virksomheder, som ønsker et enkelt overblik over deres forsendelser uden et større logistiksystem.

Kan jeg registrere forsinkede forsendelser?

Ja. Du kan vælge status som Forsinket og bruge bemærkningsfeltet til at beskrive årsagen. Felterne for forventet og faktisk leveringsdato gør det lettere at dokumentere afvigelsen.

Hvordan følger jeg en pakke i skabelonen?

Indtast transportørens trackingnummer i feltet Trackingnummer, og opdater status løbende. Du kan derefter søge eller filtrere efter trackingnummer, kunde, ordre eller leveringsstatus.

Kan skabelonen tilpasses virksomhedens behov?

Ja. Du kan tilføje egne kolonner, ændre statusværdier og tilpasse arbejdsgangen. Det er dog en god idé at bevare de centrale felter, så du fortsat kan følge leveringstid og omkostninger.

Lager & indkøb

Forsendelsesoversigt Excel-skabelon

Q: Kan fragtomkostninger registreres inklusive moms?

Ja. Skabelonen indeholder felter til fragtomkostning eksklusive moms, moms og fragtomkostning inklusive moms, så du kan følge den samlede pris for hver forsendelse.

Gratis Excel-skabelon til forsendelser, leveringstider, tracking, fragtomkostninger og status for ordrer.

2026-08-06

598 Downloads

4.8/5 Genomsnittligt betyg

Download skabelon

Skærmbillede 1: fanen Forsendelser - Excel-skabelon forsendelsesoversigt excel skabelon

Med denne forsendelsesoversigt Excel-skabelon kan du samle virksomhedens forsendelser i ét overskueligt regneark. Skabelonen hjælper dig med at følge ordrer fra afsendelse til levering og giver et praktisk overblik over kunder, transportører, trackingnumre, leveringsdatoer og fragtomkostninger. Den passer til webshops, grossister, distributører og mindre virksomheder, som har brug for en enkel løsning til den daglige logistik. Du kan registrere aktive, leverede, forsinkede og returnerede forsendelser og løbende opdatere oplysningerne, når status ændrer sig.

De vigtigste fordele ved denne Excel-skabelon

Få et samlet overblik over aktive og afsluttede forsendelser.
Registrer afsendelsesdato, forventet leveringsdato og faktisk leveringsdato.
Sammenlign transportører og forskellige fragtservices.
Følg trackingnumre og aktuelle leveringsstatusser.
Hold styr på antal kolli, vægt og fragtomkostning eksklusive og inklusive moms.
Identificer forsinkelser og dokumenter særlige leveringsforhold.

Trin-for-trin guide

Start med at oprette en ny række for hver forsendelse, der afsendes. Indtast et unikt forsendelses-ID sammen med det relevante ordrenummer, kunde og leveringsby. Udfyld derefter afsendelsesdato, forventet leveringsdato, transportør, service, antal kolli, vægt og fragtomkostning eksklusive moms. Når forsendelsen er registreret hos transportøren, tilføjer du trackingnummeret. Opdater status løbende, for eksempel fra Afsendt til Under transport og senere Leveret. Når kunden har modtaget pakken, indtaster du den faktiske leveringsdato. Brug felterne Leveringstid og Leveret til tiden til at følge op på leveringskvaliteten. I bemærkningsfeltet kan du notere forsinkelser, skader, særlige adgangsforhold eller andre oplysninger, der kan være relevante for kundeservice og logistik. Brug Excels filtrering til hurtigt at finde forsendelser efter status, transportør, kunde eller dato. Gem filen regelmæssigt, og opret eventuelt en sikkerhedskopi, hvis oversigten er en central del af virksomhedens drift.

Skærmbillede 2: fanen Dashboard - Excel-skabelon forsendelsesoversigt excel skabelon — Figur 2: Kalkylblad "Dashboard"

Inkluderade funktioner

Hovedarket Forsendelser med én række pr. forsendelse.

Kolonner til ordre-, kunde- og leveringsoplysninger.

Felter til transportør, fragtservice, antal kolli og vægt.

Registrering af fragtomkostning eksklusive moms, moms og samlet pris inklusive moms.

Status, leveringstid og markering af, om leveringen kom til tiden.

Trackingnummer og bemærkningsfelt til opfølgning på afvigelser.

Hvorfor bruge en forsendelsesoversigt i Excel?

En forsendelsesoversigt i Excel giver dig et samlet billede af virksomhedens leverancer uden behov for et omfattende logistiksystem. Når alle oplysninger står i samme ark, bliver det lettere at se, hvilke ordrer der er afsendt, hvilke der stadig er under transport, og hvilke der er leveret. Du kan hurtigt finde en bestemt kunde eller ordre ved at søge på forsendelses-ID, ordrenummer eller trackingnummer. Det gør skabelonen praktisk for både daglig drift, kundeservice og økonomisk opfølgning. En struktureret oversigt reducerer også risikoen for, at vigtig information ligger spredt i e-mails, fragtportaler eller separate noter. Ved at registrere forventet og faktisk leveringsdato kan du følge, om transportørerne leverer som aftalt. Det gør det nemmere at opdage gentagne forsinkelser og tage en dialog med transportøren. Samtidig kan du bruge oplysninger om vægt, antal kolli og fragtpris til at vurdere, hvor meget forsendelserne koster. Excel-formatet er fleksibelt, fordi du selv kan tilpasse kolonner, filtre og arbejdsgange til virksomheden. Skabelonen fungerer derfor som et enkelt startpunkt, uanset om du håndterer få pakker om ugen eller mange daglige ordrer. Den kan også deles internt, så lager, salg og kundeservice arbejder ud fra de samme oplysninger. Med faste rutiner for opdatering får du et mere pålideligt beslutningsgrundlag og bedre kontrol over hele leveringsprocessen. Du kan desuden bruge tidligere registreringer til at planlægge travle perioder, vurdere behovet for ekstra lagerkapacitet og dokumentere udviklingen i leveringsservicen over tid. Det gør det lettere at skabe ensartede procedurer, selv når flere medarbejdere arbejder med forsendelser.

Skærmbillede 3: fanen Opslag - Excel-skabelon forsendelsesoversigt excel skabelon — Figur 3: Kalkylblad "Opslag"

Hvilke oplysninger bør en forsendelsesoversigt indeholde?

En god forsendelsesoversigt bør indeholde de oplysninger, der gør det muligt at identificere, følge og afslutte hver enkelt levering. Start med et unikt forsendelses-ID og det tilknyttede ordrenummer. Disse felter gør det nemt at koble forsendelsen til en ordre eller kundehenvendelse. Kunde, by og leveringsadresse kan bruges til at bekræfte modtageren, mens afsendelsesdato og forventet leveringsdato viser den planlagte tidslinje. Når leveringen er gennemført, bør den faktiske leveringsdato registreres. Transportør, service og trackingnummer er vigtige, hvis du skal kontrollere en pakke eller svare på spørgsmål om levering. Antal kolli og vægt giver samtidig et bedre billede af den fysiske forsendelse og kan være nyttige ved afvigelser eller reklamationer. Fragtomkostning eksklusive moms, moms og fragtomkostning inklusive moms gør det muligt at følge de samlede udgifter. Statusfeltet bør opdateres, når forsendelsen ændrer trin, eksempelvis fra klargjort til afsendt, under transport og leveret. Et felt for leveringstid kan bruges til at analysere, hvor mange dage leveringer normalt tager. Markeringen Leveret til tiden gør det hurtigt at finde forsinkelser. Til sidst er et bemærkningsfelt værdifuldt til særlige forhold som liftkrav, beskadiget emballage, manglende modtagelse eller aftaler med kunden. Jo mere konsekvent du udfylder felterne, desto større værdi får oversigten i den daglige opfølgning. Det er også en fordel at bruge ensartede statusnavne og datoformater, så filtrering og senere analyse bliver enkel. Overvej desuden at aftale, hvilke felter der skal være obligatoriske, før en række betragtes som komplet. På den måde undgår du manglende oplysninger, når en kunde eller kollega har brug for hurtig hjælp.

Når felter og statusnavne er gjort ensartede, bliver det også lettere at holde styr på det fysiske udstyr med en oversigt over inventar i samme system.

Sådan får du bedre kontrol over leveringstider og forsinkelser

Leveringstider bliver lettere at styre, når du sammenholder den lovede dato med den dato, hvor kunden faktisk modtog forsendelsen. I skabelonen kan du registrere både forventet leveringsdato og faktisk leveringsdato for hver ordre. Det giver et konkret grundlag for at vurdere, om leveringen kom til tiden. Hvis en forsendelse er forsinket, kan du ændre status til Forsinket og beskrive årsagen i bemærkningsfeltet. Det kan være kapacitetsproblemer hos transportøren, forkert adresse, manglende adgang til levering eller forhold hos modtageren. Disse noter er nyttige, når kundeservice skal give en forklaring, eller når du senere vil analysere mønstre. Brug filtrering til at vise alle forsinkede forsendelser eller alle leverancer hos en bestemt transportør. På den måde kan du se, om problemerne er enkeltstående eller gentager sig. Du kan også sammenligne serviceformer og se, om ekspresleveringer, erhvervspakker eller privatpakker har forskellige resultater. En fast opdateringsrutine er vigtig. Lageret kan registrere afsendelsen, mens den ansvarlige medarbejder opdaterer tracking og endelig levering. Når alle følger samme proces, bliver oplysningerne mere aktuelle og brugbare. Oversigten kan desuden danne grundlag for interne servicemål, dialog med fragtleverandører og forbedring af kundekommunikationen. Målet er ikke kun at registrere historik, men at bruge data til at forebygge forsinkelser, prioritere opfølgning og skabe en mere stabil leveringsoplevelse. Gennemgå derfor åbne forsinkelser regelmæssigt, så ingen kunde eller ordre bliver glemt. Planlæg gerne en kort daglig kontrol af nye statusændringer og en ugentlig gennemgang af leveringer, der har overskredet den forventede dato. Det skaber en enkel, men effektiv arbejdsgang.

Fragtomkostninger, transportører og praktisk opfølgning

En forsendelsesoversigt kan også bruges til at skabe bedre indsigt i virksomhedens fragtomkostninger. Når du registrerer fragtprisen eksklusive moms, momsbeløbet og den samlede pris inklusive moms, kan du følge udgifterne for hver ordre. Sammenhold gerne omkostningen med vægt, antal kolli, destination og den valgte service. Det kan vise, om bestemte forsendelsestyper er dyrere end forventet, eller om en anden transportør passer bedre til bestemte leverancer. Transportørfeltet gør det muligt at filtrere og sammenligne forsendelser hos eksempelvis PostNord, GLS, DAO eller DHL. Servicefeltet kan bruges til at skelne mellem privatpakker, erhvervspakker, ekspreslevering og pallefragt. Disse oplysninger hjælper med at forstå, hvilke løsninger der giver den bedste balance mellem pris og leveringstid. Ved større eller tunge forsendelser er vægt og antal kolli særligt relevante, fordi de kan påvirke prisen og kravene til levering. Bemærkninger som Kræver lift eller Særlig aftale kan forhindre misforståelser mellem lager, transportør og kunde. Det er en god idé at aftale, hvem der opdaterer omkostninger og status, så data ikke bliver forældede. Du kan med fordel gennemgå oversigten ugentligt og kontrollere manglende trackingnumre, tomme leveringsdatoer eller åbne forsinkelser. På den måde bliver Excel-arket både et registreringsværktøj og et praktisk grundlag for økonomisk kontrol, leverandørdialog og bedre planlægning af fremtidige forsendelser. Brug eventuelt månedlige opsummeringer til at sammenligne fragtforbrug, leveringskvalitet og transportørernes samlede performance. Når du har et stabilt datagrundlag, kan du også undersøge, om bestemte ruter, pakkestørrelser eller kundetyper giver højere omkostninger. Det kan understøtte bedre prisaftaler, mere præcise fragtpriser til kunderne og en mere effektiv planlægning af lagerets arbejde.

Den samme opgørelse kan også bruges til at koble fragtdata sammen med registrering af udstyr, så lagerets arbejde planlægges ud fra både transportbehov og det materiel, der faktisk skal være til rådighed.