Resultatopgørelse Excel - Gratis Skabelon

1. Start i fanen Resultatopgørelse og indtast dine månedstal i kolonnerne for omsætning og omkostninger.
2. Tjek at vareforbrug, løn og de øvrige driftsomkostninger ligger rigtigt, så resultatopgørelse og margin bliver korrekt.
3. Brug fanen Budget vs. Faktisk til at sammenligne dine planlagte tal med de reelle tal fra måneden.
4. Ret posterne løbende, hvis en udgift flytter sig, for eksempel hvis markedsføring stiger eller huslejen ændrer sig.
5. Læs fanen Instruktioner, hvis du vil have en hurtig forklaring på strukturen, før du sender arket videre.
6. Gem en kopi hver måned, så du kan følge udviklingen over tid uden at overskrive historikken.

Skabelonen er bygget til den person, der sidder med tallene i praksis: ejeren af en enkeltmandsvirksomhed, bogholderen i et ApS eller den administrative medarbejder, som lukker måneden. Med månederne januar til oktober i første fane kan du hurtigt taste omsætning, vareforbrug og de faste poster ind, uden at starte fra nul hver gang.

Et konkret eksempel: en tømrermester med 4 ansatte omsætter for 185.000 kr. i en stille måned og 210.000 kr. i en travl måned. Når lønninger, husleje, markedsføring og øvrige driftsomkostninger ligger i faste kolonner, kan du på få minutter se, om bruttoresultatet dækker driften.

Når du skal bruge den

Det her er typisk et månedsark. Du bruger det ved månedsafslutning, ved intern rapportering eller når du vil forberede dialogen med revisoren, før året er slut.

Hvad fanerne gør

Fanen Resultatopgørelse giver selve talrækken, Budget vs. Faktisk viser afvigelser, og Instruktioner forklarer strukturen. Det gør det lettere at holde styr på både drift og opfølgning, uden at arket bliver tungt.

Når månedsopfølgningen er på plads, ligger næste naturlige skridt i et årsregnskab, hvor resultat og omkostninger samles til den endelige gennemgang.

I Danmark er selskabsskat for selskaber 22 %, og derfor giver det mening at have en kolonne til skat, hvis du arbejder i et ApS eller et A/S. Skabelonen viser resultat før skat og årets resultat, så du kan se, hvad der faktisk er tilbage, når renter og skat er trukket fra.

Hvis du har 200.000 kr. i omsætning, 74.000 kr. i vareforbrug og 65.000 kr. i øvrige omkostninger, er der hurtigt kun 61.000 kr. tilbage før renter og skat. Med 22 % selskabsskat bliver skatten 13.420 kr., hvis der ellers ikke er andre justeringer.

Hvorfor kolonnerne er sat sådan op

Opsætningen følger den måde, mange danske virksomheder arbejder på i praksis: først omsætning, så direkte omkostninger, derefter drift og til sidst finansiering og skat. Det er den mest brugbare rækkefølge, når du skal forklare tallene på et møde eller i en årsafslutning.

Hvad du ikke skal overkomplicere

Du behøver ikke lave en ny model for hver kontotype. For de fleste små virksomheder er en månedlig resultatopgørelse med faste poster bedre end et tungt system med for mange detaljer, fordi den bliver brugt i stedet for at blive opgivet.

Den klassiske fejl er at blande privat og erhverv sammen, så omkostningerne ser pænere ud, end de er. En anden fejl er at glemme afskrivninger, så udstyr og inventar ser gratis ud i driften, selv om det reelt koster penge over tid.

Et eksempel: hvis du køber inventar for 60.000 kr. og glemmer en årlig afskrivning, kan resultatet blive overvurderet med 10.000-15.000 kr. om året, alt efter levetid og metode. Det er nok til at give et falsk billede af, om virksomheden tjener penge.

Små fejl, store konsekvenser

En forkert rente eller en manglende post til selskabsskat kan også flytte årsresultatet med flere tusinde kroner. Når du først bruger skabelonen måned for måned, fanger du fejlene tidligere, og så bliver årsafslutningen langt mindre tung.

Det der oftest går galt i praksis

Jeg ser især, at folk glemmer ensartede navne på posterne fra måned til måned. Det lyder småt, men når du skal sammenligne 12 måneder, bliver det hurtigt uoverskueligt, hvis én måned hedder markedsføring og næste måned annoncering.

Det samme gælder i fakturaer, hvor ensartede postnavne gør det langt lettere at matche indtægter og følge udviklingen måned for måned.

Den bedste rutine er at opdatere resultatopgørelsen samtidig med månedsafslutningen. Når du alligevel tjekker bank, fakturaer og betalinger, tager det kun få ekstra minutter at få tallene ind i skabelonen.

Hvis du arbejder i et lille team, så sæt en fast dag, for eksempel den 5. i måneden. Så bliver arket ikke en opgave, du hele tiden udskyder, og du får et bedre greb om likviditet og resultat.

Tre vaner der holder

• Kopiér sidste måneds tal som udgangspunkt, og ret derefter de ændringer, der faktisk er sket.
• Brug Budget vs. Faktisk til at se afvigelser med det samme, i stedet for at vente til kvartalet er slut.
• Gem filen samme sted hver måned, så du ikke mister historikken eller kommer til at overskrive noget.

Når du er vokset ud af regnearket

Hvis du har mange poster, flere afdelinger eller meget transaktionstunge data, er regnearket til sidst for simpelt. Når du bruger mere tid på at rydde op end på at analysere tallene, er det tid til et egentligt økonomisystem.