Hvor mange varer kan jeg skrive i indkøbslisten?

Fanen Indkøbsliste har forberedte inputrækker fra række 2 til 101, altså 100 varelinjer. Det passer til en større ugentlig handel eller flere mindre indkøbsrunder, men ikke til et komplet lagerkartotek.

Hvad betyder felterne Forventet total og Faktisk total?

Forventet total beregnes som Antal gange Forventet pris pr. enhed. Faktisk total beregnes først, når status er Købt, og du har indtastet Faktisk pris pr. enhed.

Hvordan bruger jeg statusfelterne?

Vælg Mangler, hvis varen stadig skal købes, I kurv, når den er fundet, og Købt, når købet er gennemført. Status bruges også på Oversigt til at tælle manglende og købte varer.

Kan jeg ændre butikker og kategorier?

Skabelonen har faste rullemenuer med blandt andet Netto, Føtex, Rema 1000, Bilka, SuperBrugsen og Lidl samt kategorier som Mejeri, Kolonial og Frugt & grønt. Du kan skrive Andet, hvis en værdi ikke passer.

Hvordan beregnes afvigelsen?

Afvigelsen er Faktisk total minus Forventet total. Hvis du forventede 50,00 kr. og betalte 55,00 kr., viser feltet 5,00 kr. En positiv værdi betyder derfor, at købet blev dyrere end budgetteret.

Er skabelonen egnet til virksomhedens bogføring?

Den kan bruges til planlægning af indkøb, men den erstatter ikke bogføring. En virksomhed skal stadig gemme kvitteringer og fakturaer med relevante oplysninger og registrere købene korrekt efter bogføringsloven.

Lager & indkøb

Indkøbsliste Excel - Gratis Skabelon

Indkøbsliste i Excel med status, kategorier, priser, budget, afvigelser og oversigt til hjem, familie og små indkøb.

2026-09-24

666 Downloads

4.8/5 Genomsnittligt betyg

Download skabelon

Skærmbillede 1: fanen Indkøbsliste - Excel-skabelon indkøbsliste excel skabelon

En indkøbsliste i Excel samler varer, antal, butikker, ansvarlige og priser i ét regneark. Skabelonen indeholder fanerne Indkøbsliste, Oversigt og Vejledning, så du både kan planlægge købet og sammenligne forventet budget med det faktiske forbrug.

Du kan markere en vare som Mangler, I kurv eller Købt og vælge kategori, butik, enhed og prioritet fra rullemenuer. Når du indtaster antal og forventet pris, beregner arket automatisk totalbeløb og afvigelse.

Skabelonen passer til en familie, et bofællesskab eller en mindre virksomhed, hvor flere personer skal koordinere indkøb. Billede 1 viser den praktiske indtastningsfane med 15 kolonner, mens billede 2 viser nøgletal og diagrammer på oversigten.

De vigtigste fordele ved denne Excel-skabelon

Samlet indkøbsplan: Registrér op til 100 varelinjer med vare, kategori, butik, ansvarlig og noter.
Budgetkontrol: Se forventet total, faktisk total og afvigelse pr. vare, så du hurtigt opdager dyrere indkøb.
Statusfelterne Mangler, I kurv og Købt gør det tydeligt, hvad der stadig skal handles.
Rullemenuer med faste værdier reducerer stavefejl i kategorier, butikker, enheder og prioriteter.
Fordel opgaver mellem personer som Mette, Lars, Anne eller andre valgte ansvarlige.
Planlæg indkøbsdatoer med datoformatet DD-MM-ÅÅÅÅ og brug noter til mærke, tilbud, by eller særlige ønsker.
Se kategorier, købsstatus og budget samlet på Oversigt med tre diagrammer og automatiske nøgletal.

Trin-for-trin guide

Åbn fanen Indkøbsliste. Billede 1 viser kolonnerne Status, Vare, Kategori, Butik, Ansvarlig, Antal, Enhed, priser, totaler, Prioritet, Indkøbsdato og Noter.
Indtast eller tilpas varenavne i kolonnen Vare. De viste eksempler er Mælk, Rugbrød og Bananer, men du kan bruge alle relevante varer.
Vælg Status, Kategori, Butik, Ansvarlig, Enhed og Prioritet fra rullemenuerne. Det holder data ensartede på tværs af listen.
Udfyld Antal og Forventet pris pr. enhed. Kolonnen Forventet total beregnes automatisk som antal gange forventet enhedspris.
Når du har købt varen, vælger du Købt og indtaster Faktisk pris pr. enhed. Faktisk total og Afvigelse beregnes derefter automatisk.
Åbn fanen Oversigt. Billede 2 viser nøgletal for budget, forbrug, afvigelse, antal varer, manglende varer og købsprocent samt diagrammer pr. kategori og status.
Læs fanen Vejledning, hvis du er i tvivl om et felt. Her forklares også, hvordan du bruger feltet Noter og tolker afvigelsen.

Skærmbillede 2: fanen Oversigt - Excel-skabelon indkøbsliste excel skabelon — Figur 2: Kalkylblad "Oversigt"

Inkluderade funktioner

100 forberedte varelinjer: Rækkerne 2-101 er klar til indtastning.

Automatiske beregninger i kolonnerne Forventet total, Faktisk total og Afvigelse.

AutoFilter i området A1:O101 og fastfrosset overskriftsrække, så du kan filtrere listen og se feltnavnene under rulning.

Betinget formatering, der fremhæver relevante status- og afvigelsesværdier.

Seks datavaliderede rullemenuer til status, kategori, butik, ansvarlig, enhed og prioritet.

Oversigt med SUM-, TÆL.HVIS- og SUM.HVIS-beregninger for budget, kategorier og status.

Tre diagrammer på Oversigt, der viser økonomi pr. kategori, antal varer pr. kategori og fordeling på status.

Sådan bruger familier og små teams en indkøbsliste i Excel

En indkøbsliste bliver først rigtig nyttig, når den passer til den måde, du handler på. En familie kan bruge Ansvarlig til at fordele varer mellem to voksne, mens et bofællesskab kan skrive butik og indkøbsdato, så den samme person ikke køber det hele. I et mindre kontor kan listen bruges til kaffe, rengøringsmidler og forbrugsvarer.

Fra ugens menu til butiksgang

Et realistisk eksempel er en familie på fire, der planlægger 25 varer til weekenden. To liter mælk til 13,50 kr. giver et forventet totalbeløb på 27,00 kr. Hvis den faktiske literpris bliver 14,25 kr., viser arket 28,50 kr. og en afvigelse på 1,50 kr.

På billede 1 ses strukturen i fanen Indkøbsliste. Du skriver selve varen i kolonnen B og bruger kolonnerne C-G til kategori, butik, ansvarlig, antal og enhed. H og I er henholdsvis forventet og faktisk enhedspris, mens J-L er beregnede felter.

Når flere personer handler

Rullemenuen Ansvarlig indeholder blandt andet Mette, Lars, Anne og Søren. Det er en bedre løsning end at skrive navnene frit, fordi du undgår både Lars og Lasse som to forskellige værdier i Oversigt.

Skabelonen har 100 rækker til varer. Det er rigeligt til ugentlige husholdningsindkøb eller en mindre kontorbestilling, men ikke en lagerdatabase med tusindvis af linjer. Min klare anbefaling er at bruge én liste pr. indkøbsrunde og rydde gamle varer væk, når runden er afsluttet.

Skærmbillede 3: fanen Vejledning - Excel-skabelon indkøbsliste excel skabelon — Figur 3: Kalkylblad "Vejledning"

Sådan håndterer du priser, tilbud og moms i indkøbslisten

Skabelonen er et planlægningsværktøj, ikke et officielt regnskab. Priserne indtastes som beløb i kroner, og arket sammenligner forventet pris pr. enhed med faktisk pris pr. enhed. Forbrugsvarer til en privat husholdning indeholder normalt dansk moms på 25 %, men du skal ikke bruge indkøbslisten som dokumentation for et momsfradrag.

Brug den rigtige pris i budgettet

Hvis en vare koster 100,00 kr. inkl. moms, er beløbet uden moms 80,00 kr., fordi 100,00 / 1,25 = 80,00. Til et privat budget skal du indtaste 100,00 kr., fordi det er det beløb, der faktisk trækkes på kontoen.

En enkeltmandsvirksomhed skal gemme en korrekt faktura eller kvittering, hvis købet skal indgå i bogføringen. Indkøbslisten indeholder ikke felter til bilagsnummer, leverandørens CVR-nummer eller kontering, så den erstatter ikke virksomhedens bogføringssystem.

Tilbud kræver en konkret kontrol

Et tilbud på 2 for 25,00 kr. skal registreres med den pris, du faktisk betaler for det antal, du køber. Hvis den forventede pris var 15,00 kr. pr. stk., og du køber to til samlet 25,00 kr., kan du indtaste 12,50 kr. som faktisk enhedspris.

På Oversigt summerer SUM det forventede budget og faktiske forbrug, mens SUM.HVIS fordeler beløbene på kategorier. Det gør arket egnet til budgetopfølgning, men ikke til en momsangivelse til SKAT.

Her går indkøbslisten galt, når priser og status ikke bliver opdateret

Den dyreste fejl er ikke en forkert staveform, men en liste der viser en vare som Købt uden faktisk pris. I skabelonen giver Faktisk total først mening, når status er Købt og Faktisk pris pr. enhed er udfyldt. Lader du status stå som I kurv, tæller varen ikke som købt i oversigten.

Glemte priser skævvrider forbruget

Forestil dig 20 varer med et forventet budget på 1.200,00 kr. Hvis fem købte varer til samlet 180,00 kr. mangler faktisk enhedspris, viser arket et for lavt faktisk forbrug. Det kan få dig til at tro, at du har 180,00 kr. mere tilbage, end du reelt har brugt.

En anden fejl er at skrive 500 gram som antal 500 med enhed kg. Det får en pris på 30,00 kr. pr. kg til at blive beregnet som 15.000,00 kr. Brug i stedet Antal 0,5 og Enhed kg, eller Antal 1 og Enhed pakke, hvis du køber en pakke.

Afvigelsen skal læses rigtigt

Afvigelsen beregnes som faktisk total minus forventet total. En værdi på 5,00 kr. betyder altså, at købet blev 5,00 kr. dyrere end planlagt. Ved mælkekøbet på 27,00 kr. forventet og 28,50 kr. faktisk bliver afvigelsen 1,50 kr.

Kontrollér også datoen. Hvis alle 30 varer får samme indkøbsdato ved en fejl, kan listen ikke bruges til at skelne mellem mandagens og fredagens indkøb. Skriv datoen som DD-MM-ÅÅÅÅ, og brug Noter til tilbud, mærke eller butiksspecifikke ønsker.

Gør indkøbslisten til en fast ugentlig rutine

Et regneark virker kun, hvis du åbner det på et fast tidspunkt. Den enkleste rutine er at opdatere listen søndag aften, planlægge indkøbsdatoen og fordele Ansvarlig, før nogen tager af sted. Efter indkøbet ændres status til Købt, og de faktiske priser indtastes med det samme.

Knyt listen til en eksisterende vane

Brug fanen Oversigt sammen med ugens budget. Hvis du forventer 1.000,00 kr. og de første indkøb allerede viser 650,00 kr., har du brugt 65 % af budgettet. Det er mere konkret end blot at se en lang liste med varer.

Brug rullemenuerne hver gang i stedet for fritekst.
Indtast pris pr. enhed, så sammenligningen bliver retvisende.
Gennemgå varer med høj Prioritet før varer med lav prioritet.
Læs Afvigelse på Oversigt efter hver større indkøbstur.

Hvornår skal du videre fra Excel?

Excel er en god løsning til 10-50 varer pr. uge og få personer. Hvis 300 ordrer eller indkøb skal håndteres hver måned, eller hvis flere brugere skal redigere samtidig, bør du vælge et egentligt indkøbs- eller lagerstyringssystem.

Min anbefaling er at beholde skabelonen til private indkøb og små teams, så længe én person kan kontrollere status og priser. Ved 100 varelinjer er du ved skabelonens forberedte grænse; gentagne overskridelser er et klart tegn på, at processen bør flyttes til et system med varekartotek og historik.