Indkøbsplan Excel - Gratis Skabelon

1. Trin 1 — Åbn fanen Leverandører, og kontrollér eller udfyld leverandør-ID, navn, by, CVR-nummer, kontaktperson, e-mail og betalingsbetingelser.
2. Trin 2 — Gå til fanen Indkøbsplan, og udfyld indkøbs-ID, bestillingsdato, ansvarlig, afdeling, varegruppe og varebeskrivelse.
3. Trin 3 — Vælg leverandør-ID fra dropdownlisten, og indtast antal, enhedspris ekskl. moms og budget.
4. Trin 4 — Angiv forventet levering, status, prioritet og eventuelle bemærkninger. Brug datoformatet DD-MM-ÅÅÅÅ.
5. Trin 5 — Kontrollér de beregnede kolonner Beløb ekskl. moms, Moms, Beløb inkl. moms og Budgetafvigelse. De hvide felter skal ikke overskrives.
6. Trin 6 — Åbn Dashboard, og sammenhold nøgletallene med dine fakturaer, budgetter og leverancer.

En indkøbsplan er især nyttig, når flere personer bestiller varer, eller når indkøbene skal holdes op mod et afdelingsbudget. En kontoransvarlig i et håndværkerfirma kan registrere værktøj, sikkerhedsudstyr og forbrugsvarer, mens en bogholder i et ApS bruger oversigten ved månedsafslutningen.

Fanen Indkøbsplan (billede 1) er opbygget med 21 kolonner. Du indtaster blandt andet indkøbs-ID, dato, ansvarlig, afdeling, varegruppe, varebeskrivelse, leverandør-ID, antal, enhedspris, budget og forventet levering.

Leverandøroplysninger ét sted

Fanen Leverandører (billede 2) har kolonner til leverandør-ID, leverandørnavn, by, CVR-nummer, kontaktperson, e-mail, betalingsbetingelser, momsregistrering og kategori. Når du vælger LEV-001, hentes Nordisk IT Solutions ApS og København automatisk ind i indkøbsplanen.

Et konkret indkøbseksempel

Hvis du bestiller 12 bærbare computere til 8.500 kr. pr. stk., bliver beløbet 102.000 kr. ekskl. moms. Momsen er 25.500 kr., og totalen bliver 127.500 kr.; med et budget på 100.000 kr. viser arket en negativ budgetafvigelse på 2.000 kr.

Dashboardet (billede 3) samler tallene med SUM, MIDDEL og SUM.HVIS. Det er mest nyttigt mandag morgen, før nye bestillinger godkendes, og ved månedens afslutning, når du skal kontrollere betalinger og kommende leverancer.

Danske virksomheder beregner som udgangspunkt moms med satsen 25 %. I eksemplet med 102.000 kr. ekskl. moms bliver salgsmomsen eller købsmomsen 25.500 kr., og beløbet inkl. moms bliver 127.500 kr.

Du skal være momsregistreret, når virksomhedens omsætning overstiger 50.000 kr. om året. Skabelonen beregner moms som planlægningsbeløb, men den erstatter ikke bogføringen af den faktiske leverandørfaktura eller kontrollen af, om momsen kan fradrages.

Kontrollér fakturaen før betaling

En leverandørfaktura skal blandt andet indeholde sælgers navn og adresse, CVR-nummer, fortløbende fakturanummer, fakturadato, leveringsdato og specificeret momsbeløb. Brug derfor leverandørfanen som stamdata, men sammenhold altid oplysningerne med den modtagne faktura.

Betalingsbetingelserne i skabelonen kan være 8, 14, 30 eller 45 dage. En faktura på 20.000 kr. ekskl. moms med 30 dages frist kræver normalt 25.000 kr. i betaling inkl. moms, hvis momsen er 5.000 kr.; den likviditet skal med i planlægningen.

Opbevar dokumentationen

Efter bogføringsloven skal regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i 5 år. Gem derfor indkøbsplanen sammen med tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer, så du kan dokumentere pris, levering og godkendelse ved årsafslutningen.

Den dyreste fejl er ofte, at en ordre bliver registreret uden budget eller med en forkert enhedspris. 20 kontorstole til 2.200 kr. giver 44.000 kr. ekskl. moms; hvis prisen ved en fejl tastes som 22.000 kr., viser arket 440.000 kr., og hele afdelingens budgetoverblik bliver ubrugeligt.

Forkert status skjuler forsinkelser

Hvis en ordre stadig står som Bestilt efter modtagelsen, bliver andelen af modtagne indkøb for lav på Dashboardet. Fire modtagne ordrer ud af fem burde give 80 %, men én glemt statusændring får nøgletallet til at vise 60 %.

Leveringsstatus beregnes ud fra forventet levering, dags dato og status. En ordre med leveringsdato 03-09-2026, som stadig står som Bestilt den 25-08-2026, bliver markeret som Forventes snart, fordi leveringen ligger højst 7 dage fremme.

Leverandør-ID skal være entydigt

LOPSLAG finder den første matchende leverandør i området A2:I101. Hvis LEV-002 står to gange, kan navnet og byen blive hentet fra den forkerte række; slet dubletten, før du opretter nye ordrer.

En anden praktisk fejl er at overskrive hvide beregnede felter. Skriver du manuelt i kolonne L, M, N, P eller U, kan formlerne forsvinde, og en ordre på 10.000 kr. kan eksempelvis stå uden 2.500 kr. i beregnet moms.

Brug skabelonen på et fast tidspunkt, eksempelvis hver fredag før betalinger godkendes. Den ansvarlige gennemgår nye behov, opdaterer status på modtagne varer og kontrollerer ordrer med høj prioritet eller negativ budgetafvigelse.

En enkel arbejdsgang

• Opret indkøbs-ID, så hver ordre kan spores i mails og bilag.
• Vælg leverandør-ID i stedet for at skrive leverandørnavnet manuelt.
• Opdater forventet levering, når leverandøren sender en ny dato.
• Skift status til Modtaget samme dag, som følgesedlen kontrolleres.

Med 15 indkøb om måneden tager en ugentlig kontrol typisk kortere tid end at finde tre manglende ordrer ved årsafslutningen. For eksempel kan en virksomhed med 60 åbne eller afsluttede ordrer bruge Dashboardets statusoptælling til at finde de ordrer, der stadig står som Bestilt.

Skabelonen passer bedst til op til 100 indkøbslinjer og en organisation med få faste brugere. Når du har flere hundrede ordrer, mange brugere eller behov for godkendelsesflow, lagerintegration og automatisk import af fakturaer, er et egentligt indkøbs- eller økonomisystem et bedre valg end at udvide regnearket manuelt.